Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Вести учет путевых листов

Как вести учет путевых листов и ГСМ в современной компании

Привычная картина для диспетчерской автопарка – горы бумажек, неразбериха с документами, случаи нецелевого использования топлива, приписки рабочих часов и простои машин. Как положить этому конец? Как организовать учет путевых листов и ГСМ, чтобы для махинаций не осталось ни одной лазейки и деньги компании «не вылетали в трубу»?

Учет и контроль

Там, где отсутствует система хорошо налаженного и постоянно действующего контроля, всегда есть место для нарушений – будь-то несоблюдение трудовой дисциплины, проблемы с ведением отчетности, неэкономное использование ресурсов, а то и их хищение. Давно замечено, что само существование четкого учета и строго контроля сводит к минимуму возможные злоупотребления. Другое дело, что контролировать работу сотрудников приходится таким же сотрудникам, а это, как правило, самое «слабое звено». Человеческий фактор может свести на нет все усилия по организации жесткого контроля, поэтому лучше всего, когда это процесс автоматизирован и подконтролен только «умной машине».

Если программа «зависла»

В большинстве компаний отчетность продолжают вести «дедовским» способом. Путевые листы заполняются вручную, их регистрируют в журнале движения путевых листов, на основании данных из них составляются по мере необходимости отчеты. Понятно, что времени на эту работу уходит масса, вот почему некоторые предприятия были вынуждены перейти на компьютерные программы по учету работы автопарка. С одной стороны это должно было уменьшить трудоемкость работы и облегчить учет путевых листов и ГСМ, но на деле получилось, что такое нововведение еще больше усложнило процесс.

Компьютерная программа не способна работать сама по себе – ее нужно установить, настроить, научить персонал работать на ней, да еще устранять, появляющиеся в ходе работы проблемы и ошибки. Если этого не делать своевременно, то работать на ней будет невозможно. Единственный выход – держать в штате «компьютерщика», который будет ею постоянно заниматься, что само по себе довольно накладно.

Есть выход!

Из-за неудобства обслуживания и использования компьютерных программ многие компании перешли на использование технологии SaaS «Софт как услуга». В этом случае не требуется покупать никаких программ, нужно лишь приобрести право использования компьютерной технологии и использовать ее удаленно без установки у себя в компании. Так можно решить вопрос снижения корпоративных затрат на использование, обслуживание и администрирование автоматизированной системы.

Примером такого современного высокотехнологичного сервиса является система управления корпоративным автопарком ID20, разработанная компанией SKT SOFT. Она решает задачи планирования работы сотрудников, учета путевых листов и ГСМ, следит за эффективностью работы всего автопарка компании в целом.

ID20 является комплексным ИТ-решением для бизнеса автоперевозок, она дает возможность:

настраивать базовый модуль под особенности бизнеса

объединять систему контроля с современной спутниковой навигацией

подключать модуль ГЕОПОЗИЦИИ

автоматизировать работу с заявками и путевыми листами

контролировать все автотранспортные бизнес-процессы

вести учет дисциплины труда сотрудников

отслеживать скорость и качество работы персонала

планировать, контролировать и анализировать эффективность работы каждого сотрудника

контролировать расход ГСМ по каждой машине и сотруднику

планировать техобслуживание автомобилей

заниматься корректным бюджетированием и снижением затрат на автотранспорт

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и получите доступ к системе, чтобы оптимизировать ваш бизнес в части автотранспортных услуг.

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Зачем нужны путевые листы

Все бюджетные организации, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны составлять и вести учет путевых листов. Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта. Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю. Путевой лист подтверждает право водителя управлять автомобилем, особые отметки в документе говорят об исправности авто и о том, что водитель прошел обязательный медицинский осмотр. Если не предоставить сотруднику ГИБДД правильно оформленную путевку, то штраф гарантирован.

Все путевки заносятся в журнал движения путевых листов. Подробно об инструкции заполнения документа мы уже рассказывали в статье «Образец журнала выдачи путевых листов 2020». В материале можно скачать образец журнала регистрации путевых листов 2020, а также актуальные бланки для использования.

Но часто при работе допускаются ошибки, за которые бюджетную организацию могут оштрафовать. Поэтому разберемся, что делать, если образец заполнения журнала учета путевых листов содержит неточность, и как ее исправить так, чтобы это было законно.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести (2020)

Вести журнал учета выдачи водителям путевых листов обязательно, если организация работает в путевками. Простыми словами, если экономический субъект эксплуатирует транспорт, то путевой лист выписывать обязательно. Это первичный документ бухучета. Следовательно, необходимо обеспечить полный, достоверный и хронологический учет первички. Итог — регистр вести обязательно.

С момента вступления в силу закона № 402-ФЗ у любой организации появилось право выбора: использовать унифицированный бланк или разработать свой. Общепринятая форма № 8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ОКУД 0345008).

Скачать журнал учета путевых листов (форма 8) 2020 год

Повторимся, что организация вправе разработать собственный формат регистра. Пример своего бланка — скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2020.

Образец заполнения

Распространенные ошибки

Исправлять ошибки в регистре учета допустимо. Сделать это нужно по обычному порядку внесения исправлений в бухгалтерские документы: неправильное зачеркнуть, внести верные записи, заверить исправления подписью (с расшифровкой Ф.И.О. и должности) ответственного лица.

Рассмотрим типичные ошибки в ведении журнала учета путевок.

Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.

Использование своих форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в законе № 402-ФЗ. Однако недопустимо применение таких форм без утверждения.

Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем свой образец книги регистрации путевых листов, а также порядок ее заполнения. Приказ может быть отдельным или являться приложением к учетной политике организации.

Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов и выписать штраф.

Не определено ответственное лицо.

Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.

Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под подпись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции.

Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложится на плечи руководителя учреждения.

Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички).

Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.

Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2 или 150/а и 150/б).

Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется.

Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть признают, что документы были выписаны задним числом для списания ГСМ.

В итоге расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф за умышленное занижение налогооблагаемой базы.

Новый путевой выдан водителю раньше, чем он отчитался по старому документу.

В регистре имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру (скачать бесплатно журнал путевых листов можно выше). Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего.

Читать еще:  Как заменить или восстановить общегражданский паспорт

Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.

Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем.

Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным.

Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.

Если используете унифицированный формат, то в учетной политике обязательно обозначьте данные положения. Унифицированный бланк можно скачать (журнал учета движения путевых листов, форма 8) выше.

Как исправить ошибку

Расскажем подробнее, как внести исправления в документ. Пример исправлений можно ниже скачать бесплатно, журнал выдачи путевых листов тоже. Порядок исправления ошибок закреплен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, раздел 4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, состоит из четырех основных правил:

  1. Зачеркните тонкой ровной чертой неверную запись. Сверху пропишите правильные реквизиты. Исправления должны хорошо читаться.
  2. Рядом с исправительной записью напишите «Исправлено».
  3. Обязательно укажите дату внесения изменений в журнал регистрации путевок.
  4. Внесенные исправления нужно обязательно заверить у сотрудника, ответственного за ведение регистра. Следует поставить подпись, указать расшифровку Ф.И.О. и должность.

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов. Заполним образец на конкретном примере.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Журнал учета движения путевых листов форма №8

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года. Применяется если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы. Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю. Кроме того в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения о всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части. На обложке указывается наименование организации и период за который заполнен журнал (например апрель 2013).

Табличная часть состоит из следующих колонок:

  • номер путевого листа
  • дата выдачи путевого листа
  • водитель (фамилия, имя, отчество)
  • табельный номер водителя
  • гаражный номер автомобиля
  • подпись водителя в получении путевого листа
  • подпись диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя
  • подпись бухгалтера и дата приемки путевого листа
  • примечание

Заполнение журнала возлагается на уполномоченного сотрудника организации. В случаях если путевые листы выдаются по договору сторонней организацией (например заключен договор со сторонней организацией на предоставление услуг по стоянке и предрейсовому техническому осмотру транспортных средств), заполнение журнала может быть возложено на сотрудника сторонней организации. Естественно такие нюансы следует прописывать в договоре с этой организацией, чтобы потом не было вопросов у контролирующих органов.

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

Бухгалтерский учет путевых листов в государственных (муниципальных) учреждениях регламентирован давно, и революционных изменений в нем не наблюдается. Однако и по сей день у бухгалтеров возникают вопросы: вести или не вести путевые листы, как регулярно, в каком объеме, предназначены ли утвержденные нормы расхода ГСМ для бюджетников, чем необходимо руководствоваться при списании списания ГСМ и пр. Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Читать еще:  Как вернуть права после лишения

Для чего вести учет

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ). На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход. Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Как работать с бланками

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия.

Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк. Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным.

Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78. Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.

Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

Типичные ошибки бухгалтеров

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену). Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением. Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Средства автоматизации учета

Избежать вышеупомянутых ошибок бухгалтеру помогут специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ. Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу. Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

  • вести единый реестр путевых листов;
  • учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
  • учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
  • контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
  • формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
  • готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Бесплатно получить демо‑версию сервиса «Контур.Путевые листы»

Бухгалтерский учет ГСМ

Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».

Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см. «Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении»).

Порядок списания ГСМ

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

  • путевой лист;
  • авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
  • направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

Учет путевых листов в бухгалтерии

Организации, которые используют транспортные средства в рабочих целях, должны правильным образом организовывать выдачу горюче-смазочных материалов. Основным документом для учета расхода топлива является путевой лист. Именно на его основании и рассчитывается выдача горючего на месяц. Это важный первичный документ, который могут проверить контролирующие органы. В нашей публикации мы остановимся на том, как грамотно вести учет путевых листов в бухгалтерии.

Читать еще:  КАК ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА ПОРТАЛЕ ГОСУСЛУГ В избранное

Общие положения

Порядок работы с путевыми листами всегда един. Подробнее о правилах их заполнения можно прочитать в Приказе Министерства транспорта № 152. Вначале назначается приказом директора ответственный работник, который и занимается распределением таких бумаг по сменам. Чаще всего в роли такого специалиста выступает старший механик, в подчинении у которого находятся все водители компании.

Чтобы учитывать движение рабочего автомобиля и контролировать его расход топлива, бухгалтерия ведет специальный журнал. В нем отражаются данные об оформлении новых путевых листов и о списании старых. Оформляется такой журнал по форме 8. Образец ее можно увидеть здесь.

Отражаются в журнале следующие данные:

  • Номер каждого путевого листа.
  • Даты, когда листы были выданы водителю.
  • Номер гаража, в котором стоит машина.
  • Примечания.
  • Подписи ответственного лица.

Регистрационный государственный номер авто в этом документе прописывать не нужно, необходимость в этом не предусмотрена. Когда бухгалтер принимает путевой лист, то обязательно указывает дату приемки.

Особенности

Чтобы вести учет путевых листов автомобиля, бухгалтерский отдел должен знать следующие особенности:

  • Такие первичные документы хранятся не меньше пяти лет.
  • Любые изменения в путевых листах должны быть подтверждены подписями двух ответственных лиц.
  • Списание бензина происходит только после предъявления квитанции об оплате.
  • Когда сотрудник использует свою личную машину для рабочих целей, это указывается в путевом листе.

Таковы правила, которые бухгалтер на своем предприятии должен соблюдать.

Как отражать в учете

Важно в бухгалтерском деле правильно отражать и вести учет израсходованного топлива. Так, использованные ГСМ записываются в дебет «Расходы на продажу» и кредит «Топливо». Если было использовано больше бензина, чем планировалось и выдавалось, то в таком случае излишки отражаются в дебете счета «Прочие расходы». Налоговой базой всегда служит общее количество израсходованного горючего.

На вопрос о том, нужно ли вообще вести путевые листы, может быть дан только положительный ответ. Без них просто невозможно контролировать расход топлива и пробег, а значит, рабочие смогут хитрить и забирать часть ГСМ себе, тем самым нанося финансовый ущерб организации. Чтобы этого не допустить и иметь возможность отчитаться перед налоговыми органами, надо организовать бухучет в этом направлении правильно. Документация эта относится к первичному типу, поэтому ее оформление должно быть юридически точным.

Автоматизированный учет путевых листов и ГСМ: от сложного к простому

С расширением автопарка компании увеличивается объем информации, необходимой для обработки, и усложняются задачи. Вести учет путевых листов и ГСМ вручную сложно — многое бухгалтеру и диспетчеру приходится держать в голове. Порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и приводит к закономерным финансовым потерям.

При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов? Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль, уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.

Чтобы избежать неприятностей, достаточно следовать нескольким рекомендациям.

Совет № 1. Составляйте путевые листы правильно и разборчиво. В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации.

Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе «Путевые листы и ГСМ» форма путевого листа всегда соответствует требованиям текущего законодательства. Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам.

Сэкономить время и исключить непредвиденные ситуации с неразборчивым написанием каких-либо пунктов поможет использование готовых справочников. «Путевые листы и ГСМ» предоставляют возможность завести справочник маршрутов с указанием населенных пунктов, справочник водителей, топливных баков и т д. Процесс подготовки путевого листа занимает считанные минуты.

Автоматизированный учет путевых листов и расхода ГСМ актуален по двум причинам. Во-первых, это гарантия снижения налоговой базы и уплаты пониженного налога на прибыль. Во-вторых, особый контроль расходов на ГСМ в ситуации систематического роста цен на топливо.

Совет № 2. Используйте нормативы расхода ГСМ. Это позволит установить контроль над затратами на ГСМ в организации.

Существуют нормативы, указанные в распоряжении Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Каждая организация самостоятельно решает, применять или нет стандартные нормативы. Понятно, что в каждом конкретном случае ситуация особенная, однако ориентир на какие-либо нормы позволяет своевременно реагировать на появившиеся отклонения.

Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы. Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д.

Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие. В результате снижается риск появления неконтролируемых списаний и утечек ГСМ.

Совет № 3. Если произошло резкое отклонение от нормы расходования ГСМ, разберитесь в причинах. Возможно, не учтен один из факторов, влияющих на расход топливных материалов.

Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать, почему это произошло и что с этим делать. Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.

Как правило, все эти отклонения выявляются в результате инвентаризации, однако, используя ПО, вы сможете осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой период.

Если же в результате инвентаризации была выявлена недостача (количество ГСМ в бухгалтерском учете и данных первичных документов не совпадает с количеством на складе), и недостающее количество ГСМ превышает естественную убыль, установленную законодательством, то в ходе работы инвентаризационной комиссии принимается решение об установлении виновного лица. Если выявить его невозможно, недостача относится на убытки.

Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector