Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция менеджер по закупкам кадровое дело

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

  1. Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
  2. Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
  3. Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
  4. На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

  • законченное высшее образование по экономическому профилю;
  • хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
  • стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

  • нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
  • составление документальной отчетности по закупкам;
  • деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
  • особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
  • отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
  • составление и оформление договоров;
  • отслеживание качества закупаемых товаров;
  • сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
  • нахождение альтернативных поставщиков;
  • использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами РФ;
  • внутренними документами компании;
  • разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

  1. Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
  2. Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
  3. Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
  4. Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
  5. Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
  6. Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
  7. Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
  8. Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
  9. Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
  10. Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
  11. Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
  12. Мониторинг своевременной оплаты закупок.
  13. Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
  14. Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
  15. Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
  16. Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

  1. В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
  2. В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
  3. За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
  4. За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

  1. Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
  2. Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
  3. Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
  4. Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
  5. Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
  6. Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
  7. Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
  8. Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

  1. С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
  2. С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
  3. С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
  4. С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

  1. Общий раздел.
  2. Функции.
  3. Права.
  4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

20.05.2009 _72_ Северный

(дата) (номер) (подпись) (расшифровка подписи)

Менеджера по закупкам (дата)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам (далее – Общество).

1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов и принимается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела кадров Общества или начальника отдела снабжения Общества.

1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела снабжения Общества.

1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

1.5. В своей работе менеджер по закупкам руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями генерального директора Общества, уставом Общества, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.7. Менеджер по закупкам должен знать:

– законодательство Российской Федерации, в том числе в части порядка заключения договоров с поставщиками;

– порядок организации работы по закупкам продукции;

– методы и средства определения качества закупаемой продукции;

– правила и порядок приемки, отправки и сдачи продукции, заказа контейнеров и транспортных средств;

– условия хранения и перевозки закупаемой продукции;

– формы и порядок оформления приемо-сдаточных документов;

– основы организации труда;

– правила внутреннего трудового распорядка;

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Менеджер по закупкам:

2.1. Осуществляет работу по закупке сырья, материалов, оборудования, необходимых для организации работы Общества.

2.2. Ведет преддоговорную работу с предполагаемыми поставщиками, заключает согласно выданной доверенности договоры на поставку сырья, материалов и оборудования.

2.3. Ведет работу по поиску контрагентов, заключение договоров с которыми будет выгодно для Общества с точки зрения быстрого приобретения качественного и оптимального по цене сырья, материалов, оборудования, выезжает к потенциальным контрагентам Общества, заключает договоры купли-продажи согласно предоставленным ему доверенностью полномочиям.

2.4. Принимает меры по установлению долгосрочных связей с производителями сырья, оборудования, материалов, необходимых Обществу.

2.5. Оформляет документы на закупаемое сырье, материалы, оборудование в соответствии с правилами документооборота, установленными в Обществе.

2.6. Контролирует наличие транспортных средств, необходимых для перевозки закупаемого сырья, материалов, оборудования, а также правильность проведения погрузочно-разгрузочных работ и рациональное размещение продукции.

Читать еще:  Как наказать соседей за хищение электричества

2.7. Сопровождает грузы в пути их следования от продавца до Общества, содействует своевременной доставке грузов.

2.9. Контролирует соблюдение требований охраны труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

2.10. Участвует в сдаче доставленной продукции уполномоченному сотруднику Общества, оформляет приемо-сдаточную документацию согласно правилам документооборота, принятым в Обществе.

2.11. Анализирует параметры спроса/предложения на товары, интересующие Общество, сложившиеся на рынке, изучает предложения от поставщиков на основании информации, имеющейся в свободном доступе (каталоги, интернет-ресурсы и т. п.).

2.12. Готовит претензии в случае нарушения поставщиками условий заключенных договоров.

2.13. Принимает участие в разработке регламента осуществления закупок в Обществе.

2.14. Ведет в электронном виде базу данных, содержащую информацию о поставщиках Общества и условиях заключенных с ними договоров.

2.15. При переводе на другую должность или расторжении трудового договора, а также в последний рабочий день перед длительным отсутствием (служебная командировка, отпуск) передает дела лицу, вступающему в должность или непосредственному руководителю.

2.16. Выполняет требования по обеспечению конфиденциальности информации в соответствии с трудовым договором и Обязательством о неразглашении коммерческой тайны.

Менеджер по закупкам имеет право:

3.1. Требовать от руководителей оказать ему содействие в исполнении возложенных на него должностных обязанностей и обеспечить организационно-технические условия для надлежащего выполнения возложенных на него должностных обязанностей

3.2. Принимать самостоятельные решения в пределах полномочий, предоставленных в установленном в Обществе порядке

3.2. Знакомится с проектами решений руководителей Общества в части, затрагивающей его деятельность.

3.3. Взаимодействовать с другими структурными подразделениями (работниками подразделений) в соответствии с порядком, установленным внутренними нормативными документами Общества или на основании и в порядке, предусмотренном распоряжением непосредственного руководителя или генерального директора Общества.

3.4. Получать информацию и доступ к информационным ресурсам, в том числе и конфиденциальным, которые необходимы для эффективного выполнения его должностных обязанностей.

3.5. По поручению руководителя входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений.

3.6. Вносить предложения руководителю по совершенствованию работы и докладывать обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

3.7. Действовать от имени Общества в пределах выданной ему в установленном порядке доверенности и представлять его интересы перед другими лицами.

3.8. Организовывать свое рабочее время с целью достижения максимальной эффективности выполнения возложенных на него задач.

Менеджер по закупкам несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах установленных трудовым законодательством.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах установленных административным, гражданским, уголовным законодательством.

4.4. За нарушение режимов конфиденциальности информации, необеспечение систематизации и сохранности документов, доступ к которым он получает в ходе осуществления возложенных на него трудовых обязанностей, в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.

4.5. За нарушение требований Правил внутреннего трудового распорядка Общества, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, Правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну, в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора Общества от 01.01.01 г. № 68.

Начальник отдела кадров______ Бортков _

(руководитель кадровой службы) (подпись) (расшифровка подписи)

С настоящей должностной инструкцией ознакомлена. Один экземпляр

получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте

Сахаринская

(подпись) (расшифровка подписи)

Начальник юридического отдела Сотникова _

(руководитель, визирующий документ) (подпись) (расшифровка подписи)

Оборот последнего листа

В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью _______ листов

(подпись) (расшифровка подписи)

____________________________ _________ ________________

(должностное лицо юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)

Должностная инструкция

Специалист по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

Читать еще:  Договор о полной материальной ответственности

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

Должностная инструкция помощника менеджера по закупкам

193 Общие положения

193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.

1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.

1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.

194 Цели и должностные обязанности

194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.

2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:

2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.

2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.

2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).

2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.

2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.

2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.

2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.

2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.

2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.

2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:

2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:

— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;

— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;

— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;

— предоставления текущей информации по этапам поставок;

— подтверждения по этапам заказов;

— предоставления информации по результатам совместной деятельности.

195 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.

3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.

3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.

3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.

3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.

196 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

196.9Положение об «Отделе закупок».

196.10 Настоящая должностная инструкция.

Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.

5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).

5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.

Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

199 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма)

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Должностная инструкция специалиста по кадрам составляется в произвольной форме, поскольку единого образца этого документа в 2020 году не существует. В инструкции обязательно прописывают исчерпывающий перечень обязанностей сотрудника, а также его прав и сферы ответственности. Пошаговую инструкцию по составлению этого документа можно найти в статье.

Скачать образец должностной инструкции специалиста по кадрам (word)

Общие положения должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция специалиста по кадрам состоит из 4 разделов. Документ относится к внутренним актам предприятия и обязателен к исполнению всеми сотрудниками. Сотрудник знакомится с инструкцией в первый день работы, изучает и подписывает ее. С этого момента он принимает на себя ответственность по надлежащему исполнению должностных обязанностей.

В первой части документа укажите точное название должности:

  • специалист по кадрам;
  • менеджер по персоналу;
  • инспектор по кадрам.

Далее подробно пропишите требования к знаниям сотрудника. Специалист по кадрам должен знать:

  • трудовое законодательство, внутренние нормативные акты предприятия;
  • структуру штата компании;
  • наименование, процедуру оформления и назначение документов, связанных с кадровой работой;
  • процедуру учета движения кадров, составления отчетных документов;
  • процессы делопроизводства;
  • правила охраны труда.

В этой же части укажите должность сотрудника, который замещает специалиста на случай его отсутствия по уважительным причинам. Можно прописать и должность работника, которому непосредственно подчиняется менеджер по персоналу.

Должностные обязанности специалиста по кадрам

Это основной раздел инструкции, в котором необходимо отразить исчерпывающий список обязанностей специалиста по кадрам. При написании текста ориентируйтесь на такой перечень:

  1. Контроль за исполнение распоряжения руководителя – начальника отдела кадров или директора компании.
  2. Учет штата предприятия в целом или конкретного подразделения, филиала.
  3. Учет предоставления отпусков, составление графика отпусков.
  4. Участие в разработке стандартных бланков компании (трудовой договор, личное дело работника и др.).
  5. Оформление документов по осуществлению приема сотрудников, их увольнения, перевода на другое место.
  6. Ведение личных дел, трудовых книжек, карточек работников.
  7. Организация и подготовка мероприятий по аттестации работников, их поощрению или награждению.
  8. Проведение строго учета трудовых книжек и вкладышей в них.
  9. Участие в проведении кадровой политики, анализ причин текучести кадров, формирование предложений по решению проблемы.
  10. Контроль за трудовой дисциплиной, выявление фактов ее нарушения.
  11. Выполнение разовых поручений руководителя, имеющих отношение к сфере ответственности работника.

Права сотрудника

Наряду с обязанностями специалист по кадрам имеет и определенные права. При составлении этого раздела укажите такие полномочия:

  1. Ознакомление с решениями руководителя и другими документами, имеющими отношения к сфере работы менеджера по персоналу.
  2. Внесение предложений по совершенствованию работы, процедур оформления документов, проведения кадровой политики.
  3. Запрашивать необходимую информацию у разных работников, в том числе других подразделений или филиалов.
  4. Привлекать других сотрудников для выполнения обязанностей при необходимости (лично или по решению руководителя).
  5. Требовать от руководства создания и поддержания нормальных условий труда.

Ответственность специалиста по кадрам

Работодатель вправе требовать добросовестного исполнения обязанностей специалистом по кадрам. В этом разделе пропишите виды и пределы применения ответственности в случае недостаточно качественного выполнения функций либо уклонения от работы. Поскольку менеджер по персоналу не относится к материально ответственным работникам, компания вправе применять к нему только меры дисциплинарной ответственности – замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию.

Кадровая работа и должностные инструкции

Правила составления и примеры, определение обязанностей и полномочий, нюансы работы HR-отделов

Статьи и выступления

  • Командные ценности и командная дисциплина Как выстроить командную деятельность с хорошими показателями
  • Критерии эффективности кадровой работы в компании Показатели на уровне высшего звена управления, профессиональных кадровых служб и линейных руководителей
  • Чем не должен заниматься финансовый директор Какие обязанности необходимо выполнять только ФД, а что доверить смежным отделам
  • Перевод работника в другое подразделение в границах города В каких случаях компания вправе в одностороннем порядке изменить условия трудового договора и осуществить перевод работника из одного структурного подразделения в другое
  • Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация Модели закупочной логистики и специализация персонала в соответствии с ней. Профессиональная этика закупщиков и другие аспекты работы
  • Внедрение профессиональных стандартов в организации: процедура и последствия Основные этапы и их особенности
  • Особенности применения профстандартов Ответы на типовые вопросы по применению профессиональных стандартов. В каких случаях применение обязательно
  • Должностные инструкции и трудовые споры с работниками Как грамотно оформленная должностная инструкция может сослужить добрую службу работодателю. Примеры применения в судебной практике
  • Номенклатура дел в отделе кадров Примеры применения и судебная практика
  • Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм Создание системы документов кадрового учета
  • Финансовый отдел предприятия: формирование и регламенты Структура и функции финансовой службы
  • Навыки эффективного руководителя: семь моделей поведения Базовый элемент культуры результативного управления
  • Должностные инструкции и положение об отделе МСФО Права и обязанности работников, разграничение ответственности между отделом МСФО и смежными подразделениями
  • Методика RACI: оптимизация распределения полномочий и ответственности Инструмент, используемый при исполнении задач или процессов
  • Структура и штат подразделения розничного бизнеса в банке Должностные обязанности, пример операционного расписания и др. наработки
  • Структурирование системы локальных нормативных актов Соответствие этапам организационного проектирования
  • Планы мероприятий: программы и проекты Структура, форма, разработка содержания
  • Пишем регламент: рекомендации по разработке Методы и порядок выполнения. Методические и рабочие инструкции
  • Корпоративный кодекс как составляющая корпоративной культуры Основные особенности создания и внедрения
  • Пишем положение о коллегиальном органе Структура, содержание, практические примеры
  • Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию Форма, содержание, структура, организация разработки
  • Как изменить должностные обязанности? Процедура оформления. Нужна ли должностная инструкция?
  • «Без бумажки, ты букашка…» Руководство по составлению должностных инструкций
  • Основные требования к оформлению должностной инструкции Рассмотрено содержание каждого раздела должностной инструкции
  • Основные требования к оформлению должностной инструкции Фрагмент книги «Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций»
  • Должностная инструкция: требования к ее составлению Юридические и организационные аспекты составления должностной инструкции
Читать еще:  Должен ли водитель оплачивать штраф, если к постановлению не приложено фото нарушения

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2020

Должностная инструкция специалиста по закупкам бюджетного учреждения

Нужна ли должностная инструкция специалиста по закупкам в учреждении

Бюджетные учреждения относятся к заказчикам, которые осуществляют закупки в основном по правилам закона «О контрактной системе в сфере закупок…» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее — закон № 44-ФЗ).

В силу прямых указаний закона в штатном расписании бюджетного учреждения нужно предусмотреть должность контрактного управляющего (при совокупном годовом объеме закупок до 100 млн руб.) или создать контрактную службу (при объеме закупок свыше 100 млн руб.).

Основные полномочия контрактной службы или управляющего прямо определены в самом законе № 44-ФЗ (п. 4 ст. 38).

Если в организации создана контрактная служба, то для нее в обязательном порядке должен быть разработано положение (регламент) на основании типового положения (регламента), утв. приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631.

Что касается должностной инструкции, то ее разработка, согласно действующему законодательству, для работодателя необязательна. Все положения могут быть прописаны в трудовом договоре с конкретным сотрудником.

Однако целесообразность наличия такого документа в организации не вызывает сомнений, так как в нем установлен регламент действий сотрудника и порядок осуществления взаимодействия с другими структурными подразделениями. Для работодателя такой регламент является несомненным плюсом, так как помогает:

О составлении должностной инструкции специалиста по закупкам подробно рассказано в системе КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите бесплатный доступ на 2 дня

Разработка и утверждение такой должностной инструкции

Должностная инструкция относится к внутренним организационно-распорядительным документам организации, имеет обезличенный характер и разрабатывается для определенной должности.

На нормативно-правовом уровне структура и содержание документа, описывающего порядок действий (регламент) работника при выполнении им трудовых функций, не определены. Регламент может быть создан по правилам внутреннего документооборота организации с учетом требований государственных стандартов.

В документе прописывают требования к специалисту, его обязанности, права, способы и методы взаимодействия с другими подразделениями и сотрудниками работодателя и пр.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию, читайте в статье «Как правильно составить должностную инструкцию-образец».

Структура и содержание должностной инструкции специалиста по закупкам

Должностная инструкция разрабатывается на основе положений профессионального стандарта специалиста в сфере закупок, утв. приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Профстандарт — это детализированное описание конкретного вида профессиональной деятельности независимо от того, в каких организациях он реализуется. При формировании должностного регламента работника в конкретной организации можно использовать набор трудовых функций, предусмотренных в профстандарте, или скорректировать трудовые обязанности исходя из специфики работы организации.

Применение профстандарта с учетом положений ст. 195.3 ТК РФ и постановления Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 обязательно в части требований к квалификации специалиста, занимающегося закупками.

При составлении регламента также следует учесть:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов в области…», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
  • ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации», утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Приблизительная разбивка должностного регламента на разделы может выглядеть следующим образом:

  • Общие положения.
  • Квалификационные требования.
  • Функциональные и должностные обязанности.
  • Права работника при исполнении им должностных обязанностей.
  • Связи с иными подразделениями в организации.
  • Ответственность работника.
  • Заключительные положения.

Общие положения

В данном разделе требуется указать:

  • Название должности и структурного подразделения, в которое входит данная должность.
  • Сведения о лице, которому подчиняется работник.
  • Порядок назначения и освобождения работника от должности.
  • Правила замещения должности в период временного отсутствия работника. Не лишним будет закрепить схему взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе порядок приема-передачи документов.
  • Перечень нормативных актов, которые должны соблюдаться работником при осуществлении трудовой функции.

Квалификационные требования

Исходя из п. 6 ст. 38 закона № 44-ФЗ, работник контрактной службы должен иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Как было упомянуто выше, при составлении этого раздела необходимо руководствоваться профстандартом специалиста по закупкам. Указанный документ конкретизирует требования к уровню знаний и опыта работника, назначаемого на должность.

Так, согласно профстандарту кроме требований нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок, специалист должен знать следующее.

Указанные требования могут быть расширены исходя из специфики закупаемых учреждением товаров (работ, услуг).

Руководствуясь профстандартом, отдельно следует перечислить навыки, умения и опыт, которыми должен обладать работник в зависимости от выполняемых им функций.

Функциональные и должностные обязанности

Функциональные обязанности — более общее понятие, чем должностные обязанности. Каждая функциональная обязанность — одно из основных направлений работы.

Специалисты в сфере закупок выполняют следующие функциональные обязанности:

Должностные обязанности — это перечисление конкретных действия работника, которые он должен выполнять в рамках реализации своей трудовой функции.

В профстандарте подробно описываются конкретные должностные обязанности в рамках каждой трудовой функции специалиста по закупкам.

В пункт «Функциональные и должностные обязанности» целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

Там же можно обозначить условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении им своих обязанностей. Например, правила внутреннего трудового распорядка учреждения, конфиденциальность служебной информации и пр.

Права

В данном разделе указывают, что необходимо работнику для осуществления возложенных на него функций. Например, работник вправе:

  • в определенных случаях принимать самостоятельные решения (лучше такие случаи конкретизировать);
  • получать сведения, в том числе конфиденциальные, для эффективного выполнения возложенных на него обязанностей;
  • согласовывать, визировать документы конкретных видов;
  • осуществлять иные действия, необходимые для полного и качественного исполнения своих должностных обязанностей.

Связи с иными структурными подразделениями

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений определен в положениях об отделах и дублировать их в должностной инструкции необязательно — достаточно отсылки.

Если же должность специалиста по закупкам не входит в какое-либо структурное подразделение организации, необходимо подробно изложить правила взаимодействия этого работника с иными подразделениями и отдельными специалистами. Так, следует:

  • Перечислить круг лиц, с которыми работник коммуницирует.
  • Описать процедуру взаимодействия: порядок и сроки представления информации. При этом соответствующие изменения и дополнения следует внести и в документы, регламентирующие действия сотрудников, с которыми взаимодействует контрактный управляющий.

Ответственность

Указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение должностных обязанностей, а также требований законодательства.

Данный раздел может содержать или отсылки к соответствующим статьям отраслевого законодательства (ТК РФ, КоАП РФ, УК РФ), или указание на конкретные случаи, когда к сотруднику будет применено взыскание (например, ненадлежащее исполнение конкретных обязанностей, допущение нарушений внутреннего порядка деятельности учреждения).

Пример ответственности специалиста по закупкам — ст. 7.32.3 КоАП РФ. Однако указывать конкретные статьи кодекса в должностной инструкции необязательно.

Дисциплинарную ответственность нужно прописать более конкретно либо сослаться на локальный акт, где она предусмотрена.

Однако, поскольку ответственность работника устанавливается действующим законодательством и трудовым договором, то представляется, что данный раздел, как дублирующий, необязателен.

Заключительные положения

В заключительной части указывают документы, в соответствии с которыми разработана должностная инструкция (закон № 44-ФЗ, профстандарт специалиста по закупкам и пр.).

Там же можно прописать порядок вступления должностного регламента в силу, внесения в него изменений, порядок ознакомления и т. д.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

В случае необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. При этом необходимо учесть некоторые моменты.

Согласие работника на изменения не требуется, если поправки носят технический характер и не затрагивают функциональные обязанности (ст. 15, 57, 195.1 ТК РФ).

Если вносимые изменения затрагивают существенные условия трудового контракта, то необходимо согласие работника. Нельзя требовать от работника выполнения функций, не предусмотренных трудовым соглашением (ст. 57, 60, 72 ТК РФ). Если регламент является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения одновременно и в него, и в трудовой договор путем подписания допсоглашения.

Внесение правок в должностной регламент требует издания соответствующего распоряжения. Измененный документ необходимо утвердить у руководителя организации.

Работник должен быть ознакомлен под подпись с новым регламентом либо изменениями к нему.

Таким образом, отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет для нанимателя никакой ответственности.

Однако пренебрегать данным документом не стоит. Также при подготовке регламента не стоит ограничиваться только образцами типовых документов. Тщательная проработка документа позволит избежать конфликтов с работниками и лишних вопросов со стороны проверяющих.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector