Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документы для оформления дебиторской задолженности

Порядок списания дебиторской задолженности

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Обратите внимание! «Закрытие» ИП не делает его долг безнадежным.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.

Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):

  • должник принял и расписался в акте сверки;
  • прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
  • заплатил проценты или неустойку;
  • фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).

Подробнее о том, как проходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, читайте в статье «Как списать безнадежную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности».

Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности

Итак, вы определили, что есть нереальные к получению по перечисленным выше причинам деньги. Для списания дебиторской и кредиторской задолженности нужно составить приказ об инвентаризации долга, а ее результаты занести в форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга фирмы на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой следует привести размер задолженности, описание ситуации, почему задолженность стала безнадежной, ссылку на номер и дату акта инвентаризации.

ВАЖНО! Списанные долги налоговики проверяют особенно тщательно, поэтому необходимо приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете создание резерва по сомнительным долгам является обязанностью компании. Она не вправе выбирать, создавать резерв или нет. Не формировать его можно только в случае, если имеется стойкая уверенность в том, что долг будет погашен (письмо Минфина от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Формирование резерва в учете отражается по кредиту счета 63 в корреспонденции со счетом 91.

При списании задолженности за счет резерва делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Если долг больше резерва, то разница относится на счет прочих расходов: Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторской задолженности).

Аналогичной проводкой (Дт 91.2 Кт 62) списывают задолженность, которая стала безнадежной внезапно и не резервировалась (например, контрагента ликвидировали, и фирма узнала об этом уже по факту ликвидации).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности, для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

О нюансах списания дебиторской задолженности в различных ситуациях подробно рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы нереальную к получению дебиторку могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, упрощенцы и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности.

В отличие от бухгалтерского учета в налоговом формирование резерва по сомнительным долгам — это право, а не обязанность организации. То есть для целей налогообложения алгоритм ликвидации дебиторки зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а непокрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы.

Все подробности по списанию безнадежной дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Если резерв не сформирован, то списание дебиторки производится на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

  • истек срок исковой давности;
  • в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника;
  • поступили документы от судебных приставов.

Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее 4 лет.

Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Однако в этом вопросе есть определенные нюансы, изучить которые можно в нашей статье «Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности».

ВАЖНО! Если компания приняла решение признать долг физического лица безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, нужно перечислить с суммы задолженности налог на доходы физических лиц. С точки зрения чиновников, в этом случае физлицо получает выгоду от экономии на расходах, а агентом по НДФЛ должна выступить компания. Об этом, в частности, пишут Минфин России в письме от 19.03.2018 № 03-04-06/16933 и ФНС России в разъяснении от 31.12.2014 № ПА-4-11-27362.

Итоги

Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Поэтому перед тем как списать дебиторскую задолженность, убедитесь, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Однако все же советуем не увеличивать расходы предприятия путем списания дебиторской задолженности и приложить максимум усилий для ликвидации дебиторки контрагента, предложив ему, например, рассрочку или реструктуризацию долга.

Списание дебиторской задолженности

Автор: Надежда Игнатьева, старший бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»

Списание дебиторской задолженности может быть двух видов: учитываемая в целях налогообложения и неучитываемая. Так как для расчета налога при применении УСН задолженность не признается расходом (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274), данная статья будет интересна в первую очередь для организаций на ОСНО. Рассмотрим, какие требования нужно соблюсти для списания и как оформить эту процедуру в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0.

Требования к списанию дебиторской задолженности

Чтобы учесть дебиторскую задолженность при расчете налога нужно соблюсти ряд требований:

долг должен иметь истекший срок исковой давности (организация не ликвидирована, но добиться от нее возврата долга не получается);

фирма должна быть исключена из ЕГРЮЛ, или должна быть получена справка из МВД о невозможности разыскать учредителей;

фирма исключена из реестра ЕГРЮЛ после 1 сентября 2014 г. (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ).

Если задолженность числится за ИП, то выписки из ЕГРИП о его исключении из реестра недостаточно, чтобы признать задолженность безнадежной, так как ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (Письмо Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Задолженность может быть списана только в случае смерти индивидуального предпринимателя, но с учетом попытки взыскания долга с его наследников, так как наследники отвечают по его долгам в пределах наследованного имущества, или если есть решение суда о невозможности взыскания, так как невозможно установить местонахождение ИП.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для исчисления налога на прибыль плательщик уменьшает доходы на сумму расходов; расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, также в пп. 2 п. 2 ст. 256 НК РФ указано, что к внереализационным расходам приравниваются убытки от списания безнадежной дебиторской задолженности. Подобные списания ИФНС проверяет особенно тщательно. Реальность долга должна быть подтверждена документально – это первичные документы, договоры.

Если вы обращались в суд за взысканием задолженности с контрагента и у вас на руках есть решение о невозможности ее взыскания в следствии каких-либо обстоятельств, то это будет очень веским доводом при подтверждении права на списание.

Процедура списания

Процедура списания начинается с инвентаризации расчетов. Для ее проведения выбираются председатель инвентаризационной комиссии и ее члены. Членами комиссии могут выступать как сотрудники организации, так и сторонние физлица, но в таком случае им нужно оформить доверенность на проведение мероприятий по инвентаризации дебиторской задолженности. Проверяется наличие долгов, их размер и документальное подтверждение или его отсутствие.

Читать еще:  Где сдавать экзамены на вид жительство

При рассмотрении задолженности членам комиссии следует обратить внимание на следующие пункты, которые не позволяют признать долг безнадежным:

дебитор подтвердил свои обязательства, подписав акт сверки;

заключена письменная договоренность о признании наличия задолженности;

получена оплата в счет погашения долга, процентов или неустойки;

получено письмо, в котором указано, что организация/ИП признает свой долг;

получено письмо с просьбой об отсрочке платежа;

подан иск в суд о взыскании задолженности.

Если долг подошел под пункты 1-5, то срок давности (три года) следует отсчитывать заново, но не превышать 10 лет со дня образования долга согласно п. 1 ст. 181 ГК РФ.

Оформление списания в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0

Далее оформляется «Приказ о проведении инвентаризации» и «Акт инвентаризации расчетов». В «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, это отражается так. В левом верхнем углу нужно нажать желтую иконку со стрелкой и открыть основное меню, в выпадающем списке выбрать «Все функции». В открывшемся окне выбрать раздел «Документы» и выбрать требуемую форму («Акт инвентаризации расчетов»).

В акте в поле «Дебиторская задолженность» выбирается контрагент и сумма долга, в поле «Счета расчетов» отмечаем нужные, в графу «Проведение инвентаризации» заносятся данные о приказе: номер и дата документа базы и причина (например, ликвидация контрагента), во вкладке «Инвентаризационная комиссия» указываются выбранные председатель и члены комиссии.

Далее распечатываются приказ (форма ИНВ-22) и акт (форма ИНВ-17).

На основании акта заполняется «Справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». В справке указываются документы, подтверждающие задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг).

После проведения этих мероприятий выпускается приказ о списании дебиторской задолженности (в связи с невозможностью взыскания). Приказ оформляется в свободной форме. В нем указываются данные об организации/предпринимателе-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, ее размер и период образования (договор, первичная документация, платежное поручение и выписка банка, заверенные банком), сумма списания. Обратите внимание, что платежное поручение и выписку банка, заверенные электронно, для суда следует заверить живой печатью и подписью в банке.

Далее в программе оформляется корректировка долга. Она находится во вкладке «Продажи» в колонке «Расчеты с контрагентами».

В корректировке выбираем вид операции «Списание задолженности» и в поле «Списать» выбираем подходящий пункт. Во вкладке «Задолженность покупателя…» выбираем контрагента и сумму задолженности, а во вкладке «Счет списания» – счет 91.02 и в расходах – «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

Если имеется резерв по сомнительным долгам, то сумма списывается за его счет. При превышении суммы долга над суммой резерва остаток идет на расходы по счету 91.02.

Если есть возможность взыскать долг в будущем, то он учитывается 5 лет на забалансовом счете 007 в разрезе контрагентов.

При невозможности взыскать долг – умер ИП, организация ликвидирована и прочие варианты, в приказе о списании нужно указать, что задолженность не будет учитываться на счете 007 и по какой причине.

В итоге, после проведения всех мероприятий у вас на руках будет пакет документов:

приказ о проведении инвентаризации;

доверенности на сторонних физлиц – членов комиссии (если они есть);

акт инвентаризации расчетов;

справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;

приказ о списании задолженности;

выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);

Все эти документы, а также подтверждающие списанную задолженность, нужно хранить 5 лет.

При оформлении корректировки долга нужно учитывать, что при авансе поставщику в поле «Списать» нужно указать «Авансы поставщикам».

Неподтвержденная дебиторская задолженность

Если числящаяся на счетах дебиторская задолженность не подкреплена первичными документами или подтверждается только актом сверки, то доказать ее реальность в суде вы не сможете. Акт сверки не входит в перечень первичной учетной документации, которая подтверждает совершение хозяйственных операций – это подтверждают постановления ФАС Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/4665-09-2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу № А10-38883/2009 и письмо ФНС «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» от 16.12.2010 № ШС-37-3/16955.

Подобную задолженность все равно требуется списать, но списывать ее нужно за счет прибыли, не учитывая в расходах для целей налогообложения. В редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» это отражается так: в документе «Корректировка долга» в поле «Прочие доходы и расходы выбираем» статью затрат «Прочий расход, не учитываемый в целях налогообложения».

Этим же способом можно воспользоваться, если размер задолженности небольшой, и издержки на суд будут больше, чем взысканная с должника сумма.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, правильное оформление результатов

заместитель директора направления 1С

4 мин на чтение
Нет времени читать?

В соответствии ч. 1 ст. 30 Федерального закона №402-ФЗ продолжает применяться п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н. Согласно этому пункту организации обязательно проводят инвентаризацию обязательств перед составлением бухгалтерской отчетности. При этом инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно.

Для проведения инвентаризации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49).

Персональный состав как постоянно действующей, так и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

– представители администрации организации;

– работники бухгалтерской службы;

– другие специалисты (работники инженерных, финансовых, юридических и других служб).

Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций.

Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49).

Обязательная инвентаризация позволяет уточнить состояние расчетов по каждому дебитору и кредитору (по каждому покупателю, заказчику, поставщику, подрядчику), по каждому договору, по каждому работнику, подотчетному лицу, по каждому налогу и бюджету, в который он уплачивается, по каждому учредителю и т.д.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заключается в проверке правильности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета.

Для сверки расчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками составляются соответствующие акты сверки расчетов, которые направляются для согласования и подписания контрагентам. Подписанный акт сверки свидетельствует о том, что контрагент признает долг со всеми вытекающими из этого последствиями.

В ходе проведения инвентаризации устанавливаются суммы дебиторской, кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (пп. «в» п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49).

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности помогает выявить сомнительные и безнадежные долги покупателей, заказчиков перед организацией, задолженность организации перед поставщиками. Согласно п. 1 ст. 266 НК РФ сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. Если долг признан сомнительным, то предприятие в этом случае обязано создавать резерв по сомнительным долгам.

Возможно, при инвентаризации будут выявлены долги, по которым срок исковой давности уже истек. Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 ГК), общий срок исковой давности устанавливается в 3 года (ст. 196 ГК), сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашением сторон (ст. 198 ГК). Такой долг считается безнадежным, и его нужно списать.

При этом в балансе дебиторскую задолженность отражают за вычетом сумм созданных резервов.

В бухгалтерском и налоговом учете для создания резерва установлены разные правила.
Так, в бухгалтерском учете резерв по сомнительному долгу формируется по каждому сомнительному долгу отдельно, если выявляется такая задолженность, которую можно считать сомнительной, а затем формируют резерв.

Создание резервов по сомнительным долгам в налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, является правом, а не обязанностью организации. Поэтому свой выбор нужно отразить в учетной политике для налогообложения.

Согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности составляет 3 года с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права, а отсюда срок исковой давности может быть прерван в следующих случаях:

– подписан новый акт сверки, скреплен печатями и подписями с обеих сторон с указанием реквизитов договоров, по которым образовался долг;

– долг частично признан должником;

– должник отвечает на письменные претензии;

– по соглашению сторон (отступное, новация);

При этом с даты подписания одного из перечисленных документов исчисляют новый срок исковой давности.

Для оформления результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности применяются акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17) и справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме №ИНВ-17).

Внимание!

В акте (форма №ИНВ-17) всю дебиторскую (или кредиторскую) задолженность необходимо разделить на 3 составляющих (для этого в акте предусмотрены 3 графы – 4, 5, 6).

4 графа – задолженность подтвержденная.

В этой графе отражается задолженность, возникшая в текущем году, а также та, по которой имеются подтверждающие документы (акт сверки, переписка и т. д.).

5 графа – задолженность не подтвержденная

В этой графе отражается задолженность, не подтвержденная в этом году, но по ней еще не истек срок исковой давности.

6 графа – задолженность с истекшим сроком исковой давности, подлежащая списанию. Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии .

Читать еще:  Условия договора грузоперевозки с физическим лицом

Блог компании СИТЕК

Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь

  • Все
  • В помощь бизнесу
  • В помощь ИТ-специалисту
  • Статьи по бухгалтерскому и налоговому учету
  • Статьи по кадровому учету и заработной плате

Закажите экспресс-аудит, в рамках которого определим:
— цели и задачи проекта
— границы проекта
Исключим ложные ожидания от 1С:ERP

Списание Дебиторской задолженности в 1C: ERP

В этой статье расскажу, как пользователю 1С:ERP можно создать, провести и отразить документ «Списание дебиторской задолженности».

Документ предназначен для оформления операция списания задолженности, возникшей в процессе оформления хозяйственных операций между организациями предприятия и ее клиентами или поставщиками. Предусмотрена возможность списания задолженности с конкретного юридического (физического) лица клиента или поставщика (контрагента), если компания состоит из нескольких юридических (физических) лиц.

Списание дебиторской задолженности возможно также на прочие активы/пассивы.

Основное рабочее место для работы с документом расположено в Разделе «Казначейство» / «Взаимозачеты и списания задолженностей» /Рабочее место «Списание задолженностей» (см. Рис.1)

Рис. 1 Рабочее место журнала документа «Списание задолженностей» в 1С:ERP

Создать документ можно по кнопке «Добавить» или по кнопке «Заполнить по остаткам»

В шапке документа заполняем:

Списание — «Дебиторская задолженность» (выбирается в случаях, когда клиент или поставщик должен организации и долг планируется списать на расходы).

Дебитор — Организация, по которой списываем задолженность.

На закладке «Задолженность» (см. Рис.2) заполняем:

Тип расчетов — Указываем расчеты с поставщиком или клиентом.

Объект расчетов — Указываем договор (заказ, накладную) по которой списываем задолженность.

Сумма- сумма, списываемой задолженности в валюте взаиморасчетов.

Рис. 2 Пример заполнения документа «Списание задолженности» в 1С:ERP

На закладке «Расходы и активы» (см. Рис. 3) заполняем:

• Статью списания — статья, по которой отражается списываемая дебиторская задолженность.

• Аналитика расходов — объект аналитики прочих расходов.

• Подразделение — подразделение, на которое должны быть отнесены расходы по списанию задолженности.

Рис. 3 Пример заполнения документа «Списание задолженности» в 1С:ERP

После того как заполнили наш документ, проводим его. Просмотреть проводки возможно нажатием кнопки Дт/Кт. (см. Рис. 4)

Рис. 4 Отражение проводок в документе «Списание задолженности» в 1С:ERP

Счет Дт. — 91.02 «Списание ДЗ» — мы указали на закладке «Расходы и активы» в реквизите «Статья списания», я выбрала счет 91.02 и сделала настройки статьи расходов (см. Рис. 5,6)

Рис. 5 Настройка статьи расходов в 1С:ERP

Рис. 6 Настройка статьи расходов в 1С:ERP

Счет Кт. — 76.05 «Расчеты с поставщиками услуг» настраивается в договоре с контрагентом на закладке «Учетная информация» в реквизите «Группа фин. учета расчетов».

Надеюсь, данная статья была вам полезна!

Автор статьи: специалист отдела сопровождения Головаш Лидия Сергеевна. Дата обновления статьи 03.12.2019 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Акт списания дебиторской задолженности

При списании компанией дебиторской задолженности (далее — ДЗ) составляют соответствующий акт. Бумага может быть запрошена при налоговых проверках. Оформление акта ложится, как правило, на плечи главного бухгалтера, именно его подпись должна стоять на документе. К формированию акта нужно относиться со всей ответственностью. Рассмотрим, как правильно его составить и для чего он необходим.

Дебиторская задолженность

Это долги перед компанией. Например, они могут возникнуть, если товар отправлен и получен контрагентом, но еще не оплачен. Сюда же относятся предоплаты, авансы, долги сотрудников перед организацией, переплата по налогам. Долгов подобного рода у предприятия может накопиться достаточно много.

Долги, которые нельзя вернуть, называются безнадежными. Согласно п. 77 Положения по ведению учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года №34н, следует списывать долги, по которым вышел срок исковой давности либо которые не подлежат взысканию (компания-должник ликвидировалась, к примеру).

Правильный порядок списания дебиторки

По закону, нельзя просто так списать ДЗ. Необходимо соблюсти следующий порядок действий:

  1. Руководитель должен издать приказ об осуществлении инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами.
  2. Проводится ревизия, указанная выше. По ее итогам составляют акт по форме ИНВ-17, где будет указана реальная сумма долга. Ее и нужно будет списать.
  3. Руководитель предприятия или компании издает приказ о списании ДЗ.
  4. Бухгалтер производит списание. Основаниями будут являться акт инвентаризации и бухгалтерская справка. Процедура сопровождается созданием соответствующего акта.

Внимание! Все имеющиеся подтверждающие списание бумаги нужно приложить к акту, поскольку налоговики очень внимательно проверяют данную область бухгалтерии.

Назначение акта — стать основанием для признания внереализационного расхода при расчете налоговых платежей на прибыль, согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, и для внесения сведений в бухучет предприятия или компании.

Составляем акт списания дебиторской задолженности

Законодательно закрепленной формы такого документа нет, поэтому ее разрабатывают исходя из правил оформления подобных документов. Можно составлять акт от руки на листе А4, но для большей читабельности рекомендуется использовать машинописный вариант.

В шапке нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое название компании, ее адрес, ИНН, КПП;
  • наименование бумаги (акт списания дебиторской задолженности);
  • место оформления акта;
  • дату оформления акта.

В главной части размещают такую информацию:

  1. На основании какой бумаги и когда была произведена инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями и т.п.
  2. На какую дату произведена инвентаризация.
  3. Перечень организаций, по которым установлена ДЗ. Этот пункт оформляют в виде таблицы. В ней могут быть такие графы: наименование дебитора, реквизиты договора с ним, дата оплаты по договору, сумма задолженности, бумаги, которые являются основанием для списания долгов. В конце таблицы считают общую сумму долга.
  4. Что полученная сумма подлежит списанию и включается в состав внереализационных расходов по налогу на прибыль. Надо сослаться на нормы закона: п. 77 Положения, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года №34н и подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Далее ставит свою подпись главный бухгалтер либо другой сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Составляют документ в одном экземпляре.

Внимание! Вместо акта может быть составлен аналогичный документ с другим названием: протокол, решение.

К акту также нужно приложить документы-основания. Таковыми могут быть решения суда, акты сверки, первичка и платежные документы. Они обязательно должны быть в организации, чтобы подтвердить невозможность возврата средств.

После списания дебиторки акт и документы, по которым была списана задолженность, нужно хранить в компании на протяжении 5 лет. Данное правило закреплено в ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года №402. 5-летний срок нужно отсчитывать от дня списания задолженности.

В тексте акта не должно быть орфографических и других ошибок. Если была найдена фактическая, как то неверная дата или сумма, то ее нужно исправить. Для этого применяем традиционный алгоритм. Нужно зачеркнуть аккуратно вариант с ошибкой, рядом или сверху написать верный, поставить отметку «Исправленному верить» и подтвердить исправления подписью и датой. Если будет большое количество ошибок и исправлений, то лучше использовать новый бланк для акта, а старый уничтожить.

Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами

Материальные ценности поступают от поставщиков, а так же выполнение любых работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между организациями договоров – поставки. В договоре оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров. В договоре обязательно указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон.

Все товарно-материальные ценности, поступающие в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» от поставщиков, любая продажа должны сопровождаться оформлением первичных документов; актами сдачи-приемки работ, услуг (приложение 1) и счет — фактурами (приложение 2).

Организация самостоятельно выбирает форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы. В расчетных документах, таких как счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др. выделяется отдельной строкой сумма налога на добавленную стоимость.[24]

В первую очередь ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» получает счет (приложение №3) от поставщика, на основании которого оплачивает данную операцию.

Счет следует выставлять до продажи товара, оказания услуг. В основном оплаты и продажи осуществляются на основании счета – фактуры.

Чтобы правильно оформить счет-фактуру, должны соблюдать следующие правила:

1. Порядок оформления счетов-фактур зависит от того, когда поставщик их составляет:

— при авансовом платеже в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

— при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав.

2. Оформление начинают с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры нужно в хронологическом порядке (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

3. В счете – фактуры должны быть обязательные реквизиты, которые нужно отмечать при оформлении.

4. Если при оформлении счета-фактуры была допущена ошибка, то в документ вносятся изменения. Порядок внесения изменений в счета-фактуры установлен пунктом 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Исправления в счете-фактуре должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации-продавца с указанием даты внесения исправления.

5. Все счета-фактуры, полученные покупателями или заказчиками, должны быть зарегистрированы в организациях в книге покупок. На основании книги определяется сумма вычета по НДС за налоговый период.

6. Все счета-фактуры, выставленные продавцами (исполнителями), должны быть зарегистрированы у них в книге продаж. На основании книги определяется сумма НДС, начисленная к уплате в бюджет за налоговый период.

Если в результате исправления счета-фактуры данные изменились, их также нужно исправить в книге покупок или в книге продаж.

7. После заполнения всех обязательных реквизитов счет — фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации (другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации).

К счету – фактуре могут быть так же приложены документы, подтверждающие, количество материальных ценностей или их качество, такие как сертификаты, результаты лабораторных анализов и т.д.

Счета — фактуры тщательно проверяются в организации с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, а также соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, далее принимают к записи в бухгалтерском учете.

Читать еще:  Продлевать; ли отпуск, если на; него выпал нерабочий день 1 июля 2020 года

Так как между организациями происходят расчеты, то неизбежно возникает дебиторская и кредиторская задолженность.

Поддебиторской задолженностьюпонимают суммы денежных средств причитающихся к получению организации от должников. Организации, сотрудники иные физические лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами.

Дебиторская задолженность — это элемент оборотного капитала, являющегося частью капитала организации, вложенного в его текущие активы. Как актив дебиторская задолженность имеет характеристики:

— первое представляет собой будущую экономическую выгоду, если существует уверенность в том, что счета дебиторов будут оплачены. В ином случае дебиторская задолженность считается расходом;

— второе, дебиторская задолженность – ресурсы, которыми управляет организация;

— третье, права на экономическую выгоду должны быть юридически закреплены, например, договором купли-продажи.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, подлежат списанию. Списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций.

Просроченной дебиторской задолженностью является задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок. Такая задолженность, может быть сомнительной и безнадежной.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 НК РФ:

— сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, и если такая задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Если срок исковой давности истек, то сомнительная дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной задолженности (не реальной к взысканию), п.1 ст. 266 НК РФ

Безнадежными долгами, нереальными к взысканию признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации, п.2 ст.266 НК РФ.

Любая организация должна осуществлять контроль над состоянием дебиторской задолженности, производить ее учет, сверку взаиморасчетов. При выявлении суммы дебиторской задолженности ее нужно предъявить должнику и истребовать ее.

В связи с внесением изменения Минфином России Приказ № 186 от 24.12.2010г. необходимо создавать резервы по сомнительным долгам при составлении бухгалтерского баланса.

Обязанность по созданию резервов по сомнительным долгам возникает у всех организаций не зависимо от форм собственности.

Кредиторская задолженностьэто суммы денежных средств, причитающихся к выплате данной организацией другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по начисленной заработной плате работникам организации, по суммам начисленных платежей в бюджет, внебюджетные фонды называют обязательствами по распределению. К прочим кредиторами относят кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги, которые нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Данную задолженность относят соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

Дата публикования: 2015-10-09 ; Прочитано: 4287 | Нарушение авторского права страницы

Как списать дебиторскую задолженность если нет первичных документов

Иногда во время инвентаризации расчетов с клиентами организации обнаруживают наличие дебиторской задолженности и предпринимают все законные меры для устранения проблемы. Например, отправляют должнику претензии по взысканию задолженности, однако они могут вернуться без ответа, и срок исковой давности может пройти.

Кроме того, первичные документы, обосновывающие возникновение договорных отношений с дебитором, со временем могут быть потеряны. Что делать в сложившейся ситуации, будет ли такой долг считаться безнадежным? Рассмотрим, как списать дебиторскую задолженность, если нет первичных документов.

Списание дебиторской задолженности без первичных документов

Для того, чтобы списать дебиторскую задолженность, необходим ряд документов, подтверждающих наличие просроченных платежей и обязательств конкретного лица.

Если деловые бумаги, доказывающие образование дебиторского долга (соглашения сторон, счета, акты сверки, квитанции об оплате), по какой-либо причине были утрачены, дальнейшее взыскание будет весьма сложным.

Необходимо доказать не только наличие долгов, но их безнадежность, для того, чтобы процесс списания задолженности соответствовал нормам закона. Согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, можно аннулировать в полном размере безнадежный долг в том случае, если:

  • прошел период исковой давности;
  • произошла ликвидация дебитора;
  • должник исключен из ЕГРЮЛ;
  • невозможно исполнить обязательство;
  • исполнительный процесс прекращен из-за невозможности взыскать долг.

Внимание! Для установления срока исковой давности необходимо предоставить документы, устанавливающие дату образования дебиторского долга (соглашение сторон, расчетные квитанции, акты оказания услуг и т. п.).

Компания без подтверждения безнадежной задолженности или с прошедшим периодом исковой давности (он составляет три года) не сможет произвести учет таких расходов при составлении налоговой базы. Поэтому следует поискать любые доказательства, возможно, сохранилась деловая переписка с должником, или есть копии первичных документов. В противном случае порядок аннулирования задолженности будет несколько другой.

Так для того, чтобы списать дебиторскую задолженность при отсутствии первичных документов, понадобится следующее:

  • акт инвентаризации счетов с контрагентами по форме № ИНВ-17, т. к. порой только благодаря ему выясняется наличие долгов;
  • бухгалтерская справка (пишется в свободной форме на основании данных платежных документов и программе учета).

Причины отсутствия первичных актов и мотивы списания дебиторской задолженности нужно указать в бухгалтерской справке. Такие действия необходимы для оформления соответствующего приказа директора предприятия. Списать задолженность можно на счет 91 субсчет «Прочие расходы».

Кроме того, организация может провести собрание по решению вопроса списания дебиторской задолженности, выслушав все доводы и предложение от компетентных лиц. По его итогам составляется протокол заседания, где будут отражены причины повестки и принятое решение. Рассмотрим, что представляет собой данный документ.

Протокол заседания (образец)

Списание дебиторской задолженности происходит, согласно постановлению комиссии по зачислению и отчислению активов. Данная процедура соответствует стандартам п. 34 Инструкции МФ РФ № 157н и начинается с составления протокола заседания по принятию такого важного решения.

Законом не регламентирован образец оформления протокола о списании долгов, каждая компания вправе разработать свой формуляр, ориентируясь на правила делового письма и собственный распорядок. В основном все протоколы оформляются по одним и тем же параметрам (если это не противоречит закону). Так в документе следует отразить следующую информацию:

  1. Название юридического лица.
  2. Наименование деловой бумаги («Протокол»).
  3. Реквизиты документа: номер, дата написания, адрес пребывания комиссии.
  4. Структура собрания с регистрацией присутствующих участников.
  5. Повестка слушания (размер дебиторской задолженности, которую необходимо списать, причины).
  6. Список выступивших лиц и рассмотренных объектов (что нужно списать, мотивы, возможное заключение экспертов и т. д.).
  7. Постановление.
  8. Результат голосования по поднятой проблеме.
  9. Подписи председателя комиссии и секретаря.

Протокол составляют на специальном бланке или на листе формата А4, в нем фиксируются ключевые моменты заседания в режиме реального времени либо по материалам, предъявленных секретарю. Рассмотрим несколько нюансов составления данного документа:

  • всегда указывается актуальная дата проведения собрания;
  • по каждому типу проблемы оформляется отдельный протокол;
  • к номеру документа помимо числовых могут присваиваться и буквенные значения;
  • при проведении совместных слушаний пишут номера через «/»;
  • если присутствовало 15 участников и более, то в тексте самого документа весь перечень лиц можно не указывать, достаточно дать ссылку на отдельный список (его следует приложить к протоколу);
  • в случае вхождения в состав комиссии сотрудников из разных компаний необходимо отразить их место работы и должность;
  • все вопросы повестки нумеруются и их следует писать так: «О…» или «Об…»;
  • основное содержание документа пишется в прошедшем времени («предложил», «отметил» и т. п.).

Таким образом, протокол заседания комиссии по списанию дебиторской задолженности (образец можно посмотреть здесь) является важным актом для успешного и законного решения проблемы.

После этого, в соответствии с указанным документом, оформляется акт о списании дебиторской задолженности по установленной регламентом организации форме и определяется необходимый комплект деловых бумаг. Решение комиссии будет считаться законным, если на заседании присутствовало не менее 2/3 членов собрания.

Служебная записка (образец)

Служебная записка на аннулирование дебиторского долга нужна для информирования сотрудников между подразделениями организации о принятом на заседании комиссии решении. Пишут данный документ в свободной форме, однако следует включить в текст письма следующие параметры:

  • реквизиты адресата: ФИО, должность, контакты;
  • название акта («Служебная записка»);
  • номер документ и дата написания;
  • заголовок, раскрывающие предмет письма («О списании дебиторской задолженности»);
  • основное содержание (описание проблемы и пути решения, результат протокола заседания комиссии);
  • подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.

Грамотно составленная служебная записка на списание дебиторской задолженности (образец можно посмотреть на нашем сайте) помогает оперативно решать возникшие проблемы и уведомить сотрудников об итогах заседания комиссии. Следующий шаг предполагает составление официального документа о передаче долга.

Акт передачи дебиторской задолженности (образец)

Акт списания дебиторской задолженности не имеет строго регламентированной формы и пишется произвольно, однако он должен соответствовать стандартам Приказа Министерства финансов РФ № 34н и содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты организации: наименование, адрес, ИНН, контакты.
  2. Цель документа (списание дебиторской задолженности).
  3. Мотивы осуществления указанной процедуры (инвентаризация, дата её проведения и результаты анализа, реквизиты соответствующего приказа).
  4. Причины проблемы (реквизиты соглашения сторон, размер долга, сроки).
  5. Доказательства досудебного урегулирования спора (деловая переписка, претензии).
  6. Подпись уполномоченного лица и дата.

Кроме того, можно подобным образом составить акт передачи задолженности другому лицу. При этом необходимо передать все документы, подтверждающие наличие договорных отношений с должником (соглашение, счета-фактуры, накладные, акта оказания услуг и т. д.).

Акт приема передачи дебиторской задолженности (образец можно посмотреть здесь) должен содержать следующие данные:

  1. Реквизиты компании: название, адрес, ИНН, контакты.
  2. Заголовок документа.
  3. Реквизиты договора, на основании которого возникло обязательство.
  4. Обязанности должника, размер задолженности.
  5. Срок передачи деловых бумаг.
  6. Список документов.
  7. Подпись уполномоченного лица и дата.

Таким образом, благодаря указанных официальным актам можно аннулировать дебиторскую задолженность даже при отсутствии первичных документов. Необходимо только соблюсти определенный порядок: проведение заседания комиссии, голосование по решению списания долгов, составление соответствующих документов.

Заключение

Списать дебиторскую задолженность можно даже в том случае, если утрачены первичные документы. Важно доказать, что по итогам инвентаризации были выявлены безнадежные долги. Затем необходимо созвать компетентную комиссию для принятия правильного решения. Далее успех всей процедуры зависит от грамотной подготовки документов.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector