Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кадровая документация при передаче дел от старого директора новому

Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.

Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

    комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Акт приема-передачи документов при смене директора

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

Читать еще:  Пельменный бизнес на дому

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

Способы передачи дел от увольняющегося новому сотруднику. Правильное оформление при ведении кадрового делопроизводства (учета).

Как правило, когда сотрудник увольняется по разным основаниям, будь то собственное желание, или «увольнение по статье», на нем висит ряд дел и ответственности за материальные ценности, которые необходимо передать новому сотруднику.

Обычно встает вопрос передачи следующей информации, документов и материальных ценностей:

Увольняемый сотрудник

Передаваемые дела

— учредительные документы компании (если хранятся у него);

— не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

— материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

— информация обо всех проектах, их состоянии, ближайших и среднесрочных шагах, которые необходимо предпринять

— первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

— сданная бухгалтерская и налоговая отчетность за все периоды (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, налоговые декларация по НДС, налогу на прибыль организаций, налогу на имущество, единому налогу на упрощенной системе налогообложения и пр.);

— бухгалтерская база – 1С или иная;

— печати и штампы, вверенные Главному бухгалтеру;

— учредительные документы компании (если хранятся у него);

— материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

— информация об отчетах, которые должны быть подготовлены в ближайшее время, особенности

Менеджер по продажам

— не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

— материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль и пр.);

— база поставщиков, подрядчиков;

— информация о необходимых ближайших и среднесрочных контактах

— не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

— материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

— содержимое склада с проведением инвентаризации

— трудовые договоры работников

— договоры о полной материальной ответственности

— должностные инструкции работников

— правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты

— графики работ (сменности)

— графики отпусков, заявления и приказы на отпуск

— положения и инструкции по охране труда и технике безопасности

— коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда

— материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.)

— кадровая база – 1С «Зарплата и кадры» или иная

При передаче дел Главным бухгалтером перечень передаваемых документов может быть и более широким, так, например, возможно использовать следующую примерную таблицу

Вид документов

Перечень

свидетельство о государственной регистрациии присвоении ОГРН

Свидетельство о присвоении ИНН

Уведомления о постановке на учет в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС

бухгалтерская учетная политика

налоговая учетная политика
учетные регистры

должностные инструкции бухгалтерского отдела

Регистры бухгалтерского учета

регистры синтетического и аналитического учета

все формы бухгалтерской отчетности

декларации по всем видам налогов

Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика

журналы учета полученных и выданных счетов фактур

книги покупок и продаж

акты сверок с налоговой инспекцией

акты налоговых проверок, решения налоговых органов

Документы по результатам инвентаризации

сличительные описи и акты

Документы по учету денежных средств

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

выписки банка по расчетным счетам

Документы по расчетам с подотчетными лицами

журнал учета авансовых отчетов

Документы по учету труда и заработной платы

табели учета рабочего времени

положение об оплате труда

положение о премировании

реестр удержаний из заработной платы

журнал учета депонированных сумм

справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.)

приказы о приеме на работу, увольнении, премировании

Документы по учету расчетов с контрагентами

договоры и приложения

акты передачи, сдачи

журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг

Документы по учету основных средств

приказы об ответственных лицах

инвентарные карточки учета

акты на списание

Документы по учету товарно-материальных ценностей

накладные на внутреннее перемещение

товарные отчеты и акты

требования, заборные карты

книги складского учета

Прочие первичные документы

первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений

журнал учета выданных доверенностей

журнал учета бланков строгой отчетности

журнал учета бухгалтерских справок

журнал учета путевых листов

Как правильно оформить передачу вышеуказанного от старого сотрудника новому?

Прежде всего, следует отметить, что передача дел это процедура, которая не предусмотрена законодательством, поэтому она производится на основании локальных нормативных актов компании. Соответственно рекомендуется в локальных нормативных актах предусматривать порядок передачи дел максимально подробно.

Способы передачи дел и их оформление в кадровом делопроизводстве обусловлено рядом проблем, которые возникают на практике. Одной из таких проблем является «пересечение» старого и нового сотрудника, в штатном расписании имеется одна штатная единица по определенной должности, и принять, пусть даже на короткий срок, одновременно старого и нового работника по одной должности для передачи дел нельзя.

Существует несколько вариантов законного оформления передачи дел, а именно:

1. Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

При этом оформляются два акта передачи дел, один от старого работника его руководителю, не позднее дня увольнения работника, второй от руководителя новому работнику, он может быть оформлен в любое время, но лучше это делать как можно быстрее после приема на работу, так как до передачи ответственность за дела будет на руководителе.

2. Прием нового сотрудника на другую смежную вакантную должность (например, если в штатном расписании имеется еще одна аналогичная должность, или помощником, ассистентом, или руководителем) и перевод после увольнения старого сотрудника на его должность.

При этом оформляется только один акт передачи дел между старым сотрудником и новым. Дл приема дел новый сотрудник еще в период работы старого, например, за одну неделю до увольнения принимается на другую, но смежную должность для приемки дел.

3. В случае отсутствия в штатном расписании подходящих должностей для передачи дел можно внести кратковременное изменение в штатное расписание, введя две штатных единицы по должности вместо одной. Соответственно на вторую будет принят новый работник.

Документооборот по такому способу невелик. Издается приказ о введении нового штатного расписания за неделю до увольнения старого сотрудника плюс само штатное расписание с двумя штатными единицами по определенной должности. Затем после увольнения старого сотрудника издается приказ о введении штатного расписания уже с одной штатной единицей по указанной должности.

Законным также будет и издание одного приказа, в котором будет указано, что вводится дополнительная штатная единица на определенный срок до определенного числа.

Таким образом, при правильном ведении кадрового учета проблем с передачей дел от старого сотрудника новому не возникает.

Смена директора ООО в 2019 ― 2020 году — пошаговая инструкция

Процедура и документы для смены директора ООО

Согласно статье 40 закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ директор ООО является единоличным исполнительным органом компании, представляет ее интересы при взаимодействии с контрагентами и государственными органами без доверенности. Также он обладает правом подписи кадровой и иной документации.

В связи с необходимостью непрерывного руководства компанией при увольнении старого директора участникам ООО желательно уже иметь кандидата на этот пост. Пошаговая процедура замены директора выглядит следующим образом:

  1. Проведение собрания участников.
  2. Оформление кадровой документации.

Проведение собрания участников

Согласно статье 33 ФЗ № 14 при досрочном прекращении полномочий директора соответствующее решение должно быть принято общим собранием участников компании. Если директор увольняется ввиду истечения срока действия договора, то принимать отдельное решение об увольнении и его дате участникам не требуется. Помимо собственно решения об увольнении на собрании должны быть определены:

  • дата увольнения руководителя компании;
  • новый руководитель ООО;
  • порядок и сроки передачи дел;
  • порядок и сроки проведения инвентаризации, если данная процедура необходима.

Важно помнить, что нового директора (либо лицо, исполняющее обязанности руководителя) необходимо назначать на том же собрании, на котором решается вопрос об увольнении старого, поскольку в противном случае неясно, кому и каким образом передавать дела, проводить инвентаризацию и т. д. Все решения собрания участников оформляются протоколом.

Оформление кадровой документации при смене директора

Порядок оформления кадровых документов подробно расписан в статье 84.1 ТК РФ. В соответствии с ее требованиями кадровая документация оформляется следующим образом:

  1. Приказ об увольнении старого директора подписывается им самим, на что указывает позиция Роструда, выраженная в письме от 11.03.2009 № 1143-ТЗ. Как и другие работники, увольняемый при этом должен ознакомиться с содержанием приказа и, соответственно, поставить под ним свою подпись.
  2. Внести в трудовую книжку запись об увольнении директора может как он сам, так и уполномоченный на это кадровый работник. Причиной увольнения является в данной ситуации истечение срока трудового контракта либо решение собрания участников ООО.
  3. В последний день работы директора ему выдается расчет и трудовая книжка. Следует помнить, что если полномочия руководителя прекращены досрочно решением участников, то ему, согласно статьям 278 и 279 ТК РФ, полагается компенсация в размере 3 среднемесячных заработков.
  4. Трудовой контракт от имени компании с новым директором должен быть подписан тем лицом, которое председательствовало на проведенном собрании участников, согласно положениям статьи 40 ФЗ № 14.
  5. Приказ о приеме на работу должен подписывать уже новый директор (т. е. в отношении себя), так в силу статьи 40 ФЗ № 14 с момента избрания именно он становится уполномоченным лицом, обладающим правом подписи кадровых документов.
Читать еще:  Как написать претензию в магазин на обмен пылесоса

Изменения в ЕГРЮЛ при смене руководителя и госпошлина

В силу положений статьи 40 ФЗ № 14 директор ООО наделен публичными функциями и правом представления компании во внешних взаимоотношениях. В связи с этим контрагентам и компетентным органам власти должно быть заранее и из открытых источников известно, какое лицо вправе представлять организацию, подписывать доверенности, договоры и т. д. Данный вопрос решается при помощи фиксации в ЕГРЮЛ данных руководителя компании.

В силу статьи 5 закона «О государственной…» от 08.08.2001 № 129-ФЗ в ЕГРЮЛ в обязательном порядке фиксируются:

  • ФИО руководителя компании;
  • данные его паспорта;
  • ИНН.

Соответственно, при смене директора компании необходимо в течение 3 суток со дня назначения нового руководителя уведомить об этом налоговую инспекцию по месту регистрации ООО.

Форма уведомления № Р14001 унифицирована и утверждена приказом ФНС РФ «Об утверждении…» от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@. Данное заявление подписывается новым директором и заверяется нотариально.

Смена директора не влечет необходимости внесения изменений в учредительные документы, поэтому подача заявления по форме Р14001 при замене руководителя пошлиной не облагается (статья 333.33 НК РФ).

Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте.

Инвентаризация при смене руководителя

Согласно пункту 1.5 методических указаний, утвержденных приказом Минфина РФ «Об утверждении…» от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания), в случае смены материально ответственных лиц в организации должна быть выполнена инвентаризация (подробнее о ней — в нашей отдельной статье). Основной целью инвентаризации является проверка всех видов финансовых обязательств компании, а также сверка имеющегося в наличии имущества (товаров, продукции, основных фондов и прочих активов) с данными бухгалтерского учета.

Основанием для подобных мероприятий служит приказ, издаваемый на унифицированном бланке № ИНВ-22 (утвержден постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении…» от 18.08.1998 № 88), проведением их занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются в качестве членов сотрудники бухгалтерии и руководящие работники. Инвентаризация имущества при смене руководства проводится в тот же день, что и передача дел.

Перечень документов, заполняемых в ходе проведения обмера, подсчета, взвешивания имущества и других активов организации (актов, описей и т. д.), утверждены Методическими указаниями.

По итогам инвентаризации составляются описи по формам № ИНВ-18 и ИНВ-19 (приложения № 17, 18 к Методическим указаниям), которые подписываются передающим дела директором и принимающим их новым руководителем.

Дополнительное соглашение о смене директора — образец

Новому руководителю компании необходимо помимо налоговых органов также уведомить банки, в которых открыты счета компании, а также контрагентов, с которыми у организации имеются договорные отношения.

Еще один вопрос, который часто возникает у практиков при замене руководителя, — необходимость перезаключения действующих договоров или внесения в них изменений в части замены представителя (подписанта).

Действующие нормативные акты данный вопрос однозначно не регулируют. Сложившаяся же практика показывает, что директор компании подписывает договоры, представляя интересы юридического лица, а не свои собственные.

Последнее означает, что смена директора не является обязательным основанием для перезаключения уже действующих контрактов или внесения корректив в них. Тем не менее дополнительное соглашение в случае смены руководителя (также можете скачать на нашем сайте) может быть оформлено (например, при наличии такого пожелания со стороны контрагента или прямого указания в договоре с ним).

Подводя итог, остается отметить, что пошаговая инструкция смены директора ООО в 2019-2020 году предполагает прохождение целого ряда процедур (оформления кадровых документов, инвентаризации и т. д.). Соответственно, дальнейшая нормальная хозяйственная деятельность организации будет зависеть от полноты, грамотности и оперативности проведения всех необходимых мероприятий. Госпошлина при смене директора ООО в 2019-2020 году не уплачивается.

Больше полезной информации — в рубрике «Бизнес».

Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий

4413

Как грамотно подойти к процессу смены директора? Через какие процедуры обязательно нужно пройти при передаче дел и какие документы оформить? Об этом рассказала Елена Жугер, учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс».

– Почему так важно смену директора оформить по всем правилам? Отсутствие в Беларуси практики надлежащей передачи дел от директора к директору и сопутствующих этому процессу документов – основа множества корпоративных споров и уголовных дел. Поэтому расскажем подробно, как грамотно действовать при подобной ситуации.

Елена Жугер
Учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс»

Смена директора – алгоритм действий

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

  • Заявление действующего директора на увольнение
  • Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
  • Кадровые приказы об увольнении и назначении
  • Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
  • Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
  • Контракт с новым директором о назначении на должность.

2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.

Фото с сайта allevents.in

Подпишитесь на «Витамин А», чтобы читать целиком, или авторизуйтесь, если уже подписаны.

Получите доступ к этой статье всего за 5 BYN (≈2 USD), подписавшись на Витамин А на сутки, или выберите другой тариф и регулярно получайте полезные чек-листы и видео для успешного развития бизнеса! Выберите сейчас подходящий для вас тариф >>

Или оставьте заявку, чтобы узнать подробности

Как избежать потерь при увольнении гендиректора

Конфликты между собственником и генеральным директором не редкость в бизнесе. Причины разные: неудовлетворенность показателями компании, обиды, разные взгляды на развитие, хищения топ-менеджмента и т. д. Если конфликт не удается разрешить, увольнение директора неизбежно. И тут у владельцев возникают серьезные проблемы. Топ-менеджер может оспорить увольнение в суде, отказаться передать важные документы или, воспользовавшись переходным периодом, вывести активы. Как собственнику этого избежать?

Судебный спор

На гендиректора распространяются нормы не только корпоративного законодательства, но и трудового права. У руководителя, как у наемного работника, есть права и гарантии. Так, увольнять директора во время его болезни или отпуска запрещено. Если на должности топ-менеджера женщина, ее запрещено увольнять в период беременности. Суды признают такие увольнения незаконными.

Поэтому владельцу бизнеса следует заранее предусмотреть дополнительные основания для прекращения трудового договора с директором, это позволяет статья 278 Трудового кодекса. Главное – чтобы эти основания не противоречили закону. Собственник вправе не объяснять причины увольнения. Можно, например, указать в качестве мотива увольнения личный конфликт гендиректора с одним из собственников. Этот мотив прост и понятен для суда.

Директор имеет право оспорить увольнение в суде, сославшись на злоупотребление владельцем правом или на дискриминацию. Если дело дошло до этого, владельцу следует оценить обоснованность претензий и постараться найти компромисс. Ведь в случае проигрыша владельцу придется восстановить менеджера на работе, выплатить зарплату за время прогула и возместить моральный ущерб. Эти выплаты надо оценить и предложить недовольному директору компенсацию для мирного урегулирования конфликта.

Нежелание передавать дела

Зачастую директора не хотят передавать преемнику важные документы, хотя это их обязанность. Обязательно передаются учредительные, корпоративные и бухгалтерские документы; печати и штампы; банковские документы, ключи от системы «банк-клиент»; реестры доверенностей; правоустанавливающие документы на движимое и недвижимое имущество; договоры с контрагентами; а также кадровые документы. Если уволенный гендиректор не передает дела, собственнику следует создать специальную комиссию, куда входят он сам, главный бухгалтер или финансовый директор, руководители отдела кадров и службы безопасности.

Зафиксировав отказ директора передавать документы, можно попытаться их восстановить, а также обратиться в суд, чтобы он обязал уволенного передать документацию. В подобных исках суд обычно встает на сторону владельцев, но процесс занимает 4–6 месяцев. Уволенный вряд ли исполнит решение суда охотно и быстро, но его можно подтолкнуть, подав иск о взыскании убытков. Если по вине бывшего директора (например, из-за непереданных документов) сорвалась выгодная сделка или контрагент взыскал неустойку, все потери надо оценить в деньгах, в том числе затраты на восстановление документов и судебные расходы на юристов.

Вывод активов и заключение невыгодных контрактов

Для банка, где у компании открыт счет, подпись увольняемого директора действительна до момента ее замены. И если банк своевременно не уведомить, у старого директора сохраняется доступ к банковскому счету компании. Налоговой службе о смене директора надо сообщить в течение трех рабочих дней. Еще пять дней уходит на внесение изменений в ЕГРЮЛ. В это время недобросовестный бывший руководитель, имея доступ к документам, печатям и банковскому счету, может перевести деньги аффилированным фирмам, заключить невыгодные для компании сделки, ведь в ЕГРЮЛ он продолжает значиться гендиректором.

Читать еще:  Получение РВП по браку

Поэтому о смене директора следует сразу же оповестить банки, где у компании открыты счета. Направьте карточку с образцами подписей нового директора, выписку из ЕГРЮЛ, копии документов о смене менеджера и назначении нового. Чтобы избежать невыгодных сделок, которые гендиректор может совершить в сговоре с теми или иными контрагентами, рекомендуется проинформировать всех партнеров по бизнесу о смене гендиректора в письменном виде. Тогда впоследствии они не смогут утверждать, что ничего не знали в момент заключения договоров. В сообщении лучше прямо указать, что прежний топ-менеджер с конкретной даты лишен полномочий на таком-то основании и больше не вправе действовать от лица компании. При заключении бывшим руководителем невыгодной сделки шансы признать ее недействительной через суд высоки. Обычно это занимает от шести месяцев до года.

Собственникам также рекомендуется внести в учредительные документы пункт об обязанности гендиректора согласовывать все крупные сделки с советом директоров (если такого пункта не было) и уведомить топ-менеджера под роспись или по почте.

Если бывший директор успел вывести активы, нужно обратиться в суд с иском о взыскании убытков. Однако на рассмотрение таких споров уходит не менее полугода, а позиция компании должна быть хорошо обоснована. Нужно представить доказательства неправомерности действий директора, наличия и размера убытков, а также причинной связи между действиями топ-менеджера и убытками.

Автор – старший партнер коллегии адвокатов «Железников и партнеры»

Есть ли на обязывающие старого директора составить акт приема /передачи документов организации новому директору?

Ответы юристов

Вопрос № 17715247

Акт приема-передачи нового ТС

При постановке на учет в ГИБДД нового ТС, приобретенного в кредит у официального дилера, нужно ли отдавать инспектору Акт приема-передачи, выданный в автосалоне?

Ответы юристов

Акт приема-передачи не надо передавать для постановки на учет авто.

Да, так как Вам нужно подтвердить правомерность управления этим транспортным средством.

Это зависит от того насколько полно был составлен ДКП. Если в договоре отражен факт передачи денежных средств продавцу и передача автомобиля покупателю, то отдельный акт приема передачи не требуется. В других случаях лучше составить акт. Составленный акт будет служить как доказательства исполнения своих обязательств по исполнению договора.

Вопрос № 17170811

Акт приема-передачи недвиимости

Скажите, если покупаю квартиру по государственному жилищному сертификату. В договоре купли-продажи указываем: часть денег из собственных средств (как аванс продавцу), часть денег из средств гос. жил.сертификата. При этом есть пункт в договоре: Стороны договорились, что с момента перехода к Покупателю права собственности на Недвижимое имущество и до момента полной оплаты по Договору, оно не будет находиться в залоге у Продавца в силу п. 5 ст. 488 Гражданского кодекса Российской Федерации. Теперь отдаем этот договор в Россреестр. Они делают регистрацию права на недвижимость, потом несем эти документы в банк для перечисления денег по гос. жил.сертификату. На этот момент уже право собственности согласно выписки из ЕГРН на покупателе. Вопрос следующий: нужно ли в договоре составлять акт приема передачи квартиры? По факту квартира передается только после полной оплаты стоимости. Россреестр БЕЗ акта приема зарегистрирует собственность?

Ответы юристов

Советую указать в договоре, что недвижимое имущество будет находится в залоге до полной оплаты, акт приема-передачи подтверждает фактическую передачу недвижимого имущества, на самом деле Росреестр не зарегистрирует право собственности без передачи.

Приветствую Ольга. В договоре должен быть пункт о порядке передачи квартиры, так как риск случайной гибели имущества несёт его собственник. После регистрации до момента перечисления денежных средств риск будете нести вы как собственник если не подпишите акт, а пользоваться квартирой ещё продавец.

Вопрос № 16685907

Акт приема передачи новой квартиры.

В ближайшее время буду подписывать акт приема передачи новой квартиры, которую купил. Сдача дома произошла с задержкой полгода. После подписания акта хочу подать на выплату неустойки. Но в акте приема передачи есть пункт, где я якобы не имею претензий по срокам сдачи дома.

Как подписать акт, что бы потом не остаться без неустойки?

Ответы юристов

уважаемый Юрий! Скорее всего речь о договоре долевого строительства, где согласно требованиям ст.8 Федерального закона от 30 декабря 2004 г. N 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» должны передать объект Вам.

Вам нужно лишь зачеркнуть фразу об отсутствии претензии и указать, что такие претензии есть, а лучше сразу предъявить и расписаться под своей же фразой. Вы не обязаны соглашаться на их условия. Или сослаться на то, что все претензии будут предъявлены отдельно, в т.ч. в части взыскиваемой неустойки. Как-то так.

В акте напишите что «с таким то пунктом не согласен». И подпишите с этими замечаниями.

Тогда и на неустойку сможете подать (ст. 330 ГК РФ). И квартиру примите и зарегистрируете за собой.

Давайте по порядку. Такая, видимо, форма у них. Но ничего.

В таком случае такой пункт об отсутствии претензий по срокам зачеркните и напишите, что сроки нарушены и Вы имеете претензии. Укажите срок просрочки. Потом можете на основании данного акта подать претензию и обратиться в суд с иском о взыскании неустойки.

Федеральный закон от 30.12.2004 N 214-ФЗ (ред. от 27.06.2019) «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»

Статья 8. Передача объекта долевого строительства

Перспективы и риски судебных споров. Ситуации, связанные со ст. 8

1. Передача объекта долевого строительства застройщиком и принятие его участником долевого строительства осуществляются по подписываемым сторонами передаточному акту или иному документу о передаче объекта долевого строительства. В передаточном акте или ином документе о передаче объекта долевого строительства указываются дата передачи, основные характеристики жилого помещения или нежилого помещения, являющихся объектом долевого строительства, а также иная информация по усмотрению сторон.

(в ред. Федеральных законов от 03.07.2016 N 304-ФЗ, от 29.07.2017 N 218-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Передача объекта долевого строительства осуществляется не ранее чем после получения в установленном порядке разрешения на ввод в эксплуатацию многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости.

3. После получения застройщиком в установленном порядке разрешения на ввод в эксплуатацию многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости застройщик обязан передать объект долевого строительства не позднее предусмотренного договором срока. При этом не допускается досрочное исполнение застройщиком обязательства по передаче объекта долевого строительства, если иное не установлено договором.

(в ред. Федерального закона от 18.07.2006 N 111-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Застройщик не менее чем за месяц до наступления установленного договором срока передачи объекта долевого строительства или в случае, если договором предусмотрен срок начала передачи и принятия объекта долевого строительства, не менее чем за четырнадцать рабочих дней до наступления срока начала передачи и принятия обязан направить участнику долевого строительства сообщение о завершении строительства (создания) многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости в соответствии с договором и о готовности объекта долевого строительства к передаче, а также предупредить участника долевого строительства о необходимости принятия объекта долевого строительства и о последствиях бездействия участника долевого строительства, предусмотренных частью 6 настоящей статьи. Сообщение должно быть направлено по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по указанному участником долевого строительства почтовому адресу или вручено участнику долевого строительства лично под расписку. При этом срок начала передачи и принятия объекта долевого строительства не может быть установлен ранее чем за четырнадцать дней и позднее чем за один месяц до установленного договором срока передачи застройщиком объекта долевого строительства участнику долевого строительства. Участник долевого строительства, получивший сообщение застройщика о завершении строительства (создания) многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости в соответствии с договором и о готовности объекта долевого строительства к передаче, обязан приступить к его принятию в предусмотренный договором срок или, если такой срок не установлен, в течение семи рабочих дней со дня получения указанного сообщения.

(часть четвертая в ред. Федерального закона от 18.07.2006 N 111-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Участник долевого строительства до подписания передаточного акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства вправе потребовать от застройщика составления акта, в котором указывается несоответствие объекта долевого строительства требованиям, указанным в части 1 статьи 7 настоящего Федерального закона, и отказаться от подписания передаточного акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства до исполнения застройщиком обязанностей, предусмотренных частью 2 статьи 7 настоящего Федерального закона.

6. Если иное не установлено договором, при уклонении участника долевого строительства от принятия объекта долевого строительства в предусмотренный частью 4 настоящей статьи срок или при отказе участника долевого строительства от принятия объекта долевого строительства (за исключением случая, указанного в части 5 настоящей статьи) застройщик по истечении двух месяцев со дня, предусмотренного договором для передачи объекта долевого строительства участнику долевого строительства, вправе составить односторонний акт или иной документ о передаче объекта долевого строительства (за исключением случая досрочной передачи объекта долевого строительства, указанного в части 3 настоящей статьи). При этом риск случайной гибели объекта долевого строительства признается перешедшим к участнику долевого строительства со дня составления предусмотренных настоящей частью одностороннего акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства. Указанные меры могут применяться только в случае, если застройщик обладает сведениями о получении участником долевого строительства сообщения в соответствии с частью 4 настоящей статьи либо оператором почтовой связи заказное письмо возвращено с сообщением об отказе участника долевого строительства от его получения или в связи с отсутствием участника долевого строительства по указанному им почтовому адресу.

Статья 10. Ответственность за нарушение обязательств по договору

Перспективы и риски судебных споров. Ситуации, связанные со ст. 10

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору сторона, не исполнившая своих обязательств или ненадлежаще исполнившая свои обязательства, обязана уплатить другой стороне предусмотренные настоящим Федеральным законом и указанным договором неустойки (штрафы, пени) и возместить в полном объеме причиненные убытки сверх неустойки.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector