Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция специалист по документообороту

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Разработка должностных инструкций и должностных обязанностей

РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В СИСТЕМЕ ESCOM.BPM

Модуль «Разработка должностных инструкций и должностных обязанностей» на базе системы документооборота ESCOM.BPM предназначен для автоматизации процесса создания должностной инструкции сотрудника, а так же учёта должностных инструкций для должностей штатного расписания организации.

Модуль основывается на положениях типового регламента по разработке должностной инструкции.

Разработка должностной инструкции проводится в следующих случаях:

  • Введение новой должности в штатное расписание.
  • Изменение содержания деятельности штатной единицы, произошедшее по причине реорганизации подразделения, внедрения новой технологии или оборудования и т.п.
  • Отсутствие должностной инструкции для существующей должности, необходимость которого выявлена при проведении процедур поиска и отбора кандидатов на замещение вакансий или при процедуре оценки соответствия квалификации сотрудника требованиям должности.

В ходе процесса разработки должностной инструкции в автоматизированной системе выполняются следующие процедуры:

  • Составление списка направлений деятельности должности
  • Составление списка должностных обязанностей должности
  • Систематизация должностных обязанностей по направлениям деятельности
  • Проверка структурированного перечня должностных обязанностей
  • Формирование формы должностной инструкции

Конечным результатом разработки должностной инструкции являются детальные данные о содержании деятельности на рабочем месте, которые фиксируются в документе «Структурированный перечень должностных обязанностей», а так же готовая форма «Должностная инструкция сотрудника».

«Должностная инструкция Специалиста Сектора по организации труда и кадровой работе»

Должностная инструкция специалист по документообороту

Должностные обязанности:

Поддержка пользователей СЭД
— консультирование пользователей по телефону, электронной почте при необходимости на рабочем месте по вопросам эксплуатации системы;
— сбор требований пользователей по модификациям/доработкам системы.

Сопровождение СЭД
— ведение и редактирование справочников системы;
— редактирование отчетных форм

Взаимодействие с руководителем проекта по реализации модификаций/доработок системы

Установка новых клиентских рабочих мест ПО, проверка работоспособности установленного ПО

Обучение пользователей работе с системой

Оплата труда: оклад от 40 000 руб. по результатам собеседования.

Условия труда:

Работа в офисе компании и на объекатах заказчиков;
обучение и стажировка за счет компании;
социальный пакет в соответствии с действующим законодательством (оплачиваемый отпуск, больничный лист и т.д.);
Перспектива служебного роста: в течение ближайшего 1-1,5 года специалист, по результатам работы, может претендовать на должность консультанта по внедрению систем документооборота и управлению контентом, далее – по способностям.

Читать еще:  Миграционный форум Санкт-Петербурга

Требования к кандидатам

Образование: Предпочтительно высшее, в области информационных технологий.

Специальные навыки:

знание ОС Windows на уровне администрирования;
знание всех приложений MS Office на уровне опытного пользователя;
знание основ делопроизводства будет предпочтением;
опыт работы в службе технической поддержки или сопровождении будет предпочтением.

Личные качества:

коммуникабельность;
доброжелательность;
располагающая манера общения;
правильная речь;
способность ясно формулировать мысли в устной и письменной форме, умение донести информацию до собеседника;
тяга к получению новых знаний и умение управлять собственным обучением;
способность обучать других;
аналитический склад ума;
умение работать как в команде, так и самостоятельно;
ответственность;
пунктуальность;
опрятный внешний вид.

Должностная инструкция специалиста

Глава муниципального образования Георгиевского сельсовета

10 января 2013 года

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Специалист является муниципальным служащим. Согласно Закону Ставропольского края «О реестре должностей муниципальной службы в Ставропольском крае» должность специалиста относится к категории младших должностей.

2. На должность специалиста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

3. Специалист назначается на должность и освобождается от нее распоряжением администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета.

4. Специалист подчиняется непосредственно управляющему делами администрации.

5. Специалист должен знать:

Конституцию Российской Федерации;

Устав (Основной закон) Ставропольского края;

основы законодательства Российской Федерации и Ставропольского края о местном самоуправлении и муниципальной службе;

Устав муниципального образования Георгиевского сельсовета;

нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения;

основы делопроизводства и системы документооборота;

эффективного планирования рабочего времени;

владение современными технологиями работы с информацией и информационными системами;

делового и профессионального общения;

подготовки и систематизация информационных материалов;

работы с документами, текстами, информацией;

7. На время отсутствия специалиста (отпуск, командировки, болезнь и др.) его обязанности исполняет управляющий делами администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

П. Должностные обязанности

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, комплектует всю корреспонденцию по ведению входящей, исходящей и контрольной документации, в том числе и обращения граждан.

2. В соответствии с резолюцией руководителя передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Подготавливает и сдает в архив администрации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

7. Принимает документы на подпись главы муниципального образования Георгиевского сельсовета, печатает по указанию руководителя необходимые материалы, проверяет правильность их составления и оформления.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Ведет контроль за постановлениями и распоряжениями вышестоящих организаций и администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета, оформляет контрольные карточки.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

11. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

12. Принимает участие в оформлении документов для регистрации сделок с недвижимостью.

13. Выдача справок различного рода.

14. Формирует статистические сведения о наличии населения в станице, скота в индивидуальном секторе, жилфонде и представляет отчетность в ЦСУ.

15. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой.

16. Организует работу с обращениями граждан.

17. Является материально ответственным лицом за компьютер, принтер.

18. Обязан строго соблюдать Порядок уведомления представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения в целях склонения муниципального служащего к совершению коррупционных правонарушений, утвержденный постановлением администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета от 22.09.2009 г. № 41 «Об утверждении Порядка уведомления представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих администрации МО Георгиевского сельсовета к совершению коррупционных правонарушений».

19. Обязан строго соблюдать Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, утвержденный постановлением администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета от 07.04.2011 № 19 «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих Администрации муниципального образования Георгиевского сельсовета».

20. Выполняет поручения главы муниципального образования, не включенные в круг должностных обязанностей.

21. Является ответственными за предоставление сведений по запросам Федеральных органов исполнительной власти, органов власти Ставропольского края и подготовке запросов в Федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти Ставропольского края

Специалист имеет право:

1. Знакомится с проектами постановлений и распоряжений Георгиевского сельсовета, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать главе МО, управляющему делами администрации о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности администрации и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от главы муниципального образования и управляющего делами администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

6. На продвижение по службе.

7. Повышать квалификацию.

8. Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности, в том числе муниципальной.

9. Входить в профессиональные союзы для защиты прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

10. Знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами.

Специалист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим Трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующими административным, уголовным, гражданским законодательствами Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим Трудовым и Гражданским законодательствами Российской Федерации.

4. За представление на подпись главе администрации документов с недостоверными данными несет дисциплинарную и уголовную ответственность.

5. Должен обладать дисциплинированностью, грамотностью.

Должностная инструкция

Специалист по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

Читать еще:  Нюансы оформления договора дарения квартиры между близкими родственниками

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

Арбитражный суд Тюменской области

О суде

Главный специалист отдела делопроизводства

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» Арбитражный суд Тюменской области объявляет конкурс на замещение вакантной должности государственной гражданской службы главного специалиста отдела делопроизводства (далее – главный специалист) (должностной оклад 4 304 руб.).

Право на участие в конкурсе имеют граждане Российской Федерации, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие установленным законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе квалификационным требованиям к вакантной должности гражданской службы.

К участию в конкурсе на должность главного специалиста допускаются лица, имеющие высшее профессиональное образование по специальности «юриспруденция», «правоведение».

Для замещения должности главного специалиста требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности не предъявляются.

Главный специалист должен иметь профессиональные знания: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, а также служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка прохождения государственной гражданской службы; норм делового общения; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных ИКТ в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; порядка работы со служебной и секретной информацией; правил охраны труда и пожарной безопасности.

Главный специалист должен иметь профессиональные навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения; работы с законами и иными нормативными правовыми актами и применения их на практике; обеспечения выполнения поставленных руководством задач; эффективного планирования служебного времени; анализа и обобщения информации; анализа и прогнозирования деятельности в порученной сфере; использования опыта и мнения коллег; пользования современной оргтехникой и программными продуктами; управления электронной почтой; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе с сетью Интернет, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных; использования графических объектов в электронных документах; подготовки презентаций; систематического повышения профессиональных знаний; подготовки деловой корреспонденции.

Должность главного специалиста относится к старшей группе должностей категории «специалисты».

В соответствии с замещаемой должностью г лавный специалист обязан:

— осуществлять непосредственное руководство другими специалистами, входящих в судебную коллегию, организовывать их работу, а также осуществлять контроль за исполнением ими должностных обязанностей;

— осуществлять документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебной коллегии требований Инструкции по делопроизводству в Суде;

— своевременно формировать наряды (дела) в соответствии с номенклатурой дел в судебной коллегии;

— контролировать заполнение статистических карточек;

— проверять условия хранения документов у специалистов, контролировать правильность и их оформления и в случае обнаружения недостатков информировать об этом начальника отдела делопроизводства или администратора Суда;

— осуществлять оперативный учёт числа поступивших исковых заявлений; в этот же день передавать исковые заявления и дополнительные материалы руководителю судебной коллегии и после его резолюции передавать их судье под роспись в журнале. Вносить идентификационный номер судьи в статистическую карточку и БД АИС;

— ежедневно комплектовать списки рассматриваемых дел в судебном составе.

— своевременно получать из канцелярии апелляционные и кассационные жалобы, делать соответствующие отметки в статистические карточки и БД АИС и вместе с судебным делом передавать руководителю судебной коллегии. Готовить сопроводительные письма и направлять их вместе с делами в вышестоящие инстанции;

— по поручению руководителя аппарата-администратора Суда или начальника отдела делопроизводства готовить ответы на запросы сторонних или вышестоящих организаций;

— составлять статистические отчеты о работе судебной коллегии и нести ответственность за их достоверность;

Читать еще:  Оформляем претензию на возврат денег за телефон

— обеспечивать конфиденциальность информации, проходящей в Суде;

— контролировать специалистов и секретарей судебного заседания судебной коллегии по сдаче судебных дел в архив;

— осуществлять иные функции по ведению делопроизводства в судебном составе, определяемые председателем Суда, руководителем аппарата администратором и начальником отдела делопроизводства;

— выполнять другую работу в соответствии с приказами, распоряжениями и указаниями председателя Суда, по поручению начальника отдела.

Гражданин Российской Федерации, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в Арбитражный суд Тюменской области:

а) личное заявление;

б) собственноручно заполненную и подписанную анкету, форма которой утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 года N 667-р, с приложением фотографии размером 30*40 мм;

в) копию паспорта или заменяющего его документа (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс);

г) документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию:

копию трудовой книжки (за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые), заверенную кадровой службой по месту работы (службы), или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина; неработающие граждане представляют подлинник и копию трудовой книжки;

копии документов о профессиональном образовании и приложений к ним, а также по желанию гражданина — о дополнительном профессиональном образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровой службой по месту работы (службы);

д) документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (по форме N 001-ГС/у, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 декабря 2009 года N 984н);

е) копию и подлинник страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

ж) копию и подлинник свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

з) копии и подлинники документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

и) копии свидетельств актов гражданского состояния.

При себе иметь подлинники документов, которые представляются в копиях.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в связи с его несоответствием квалификационным требованиям к должности гражданской службы, а также в связи с ограничениями, установленными законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе для поступления на гражданскую службу и ее прохождения.

Заявления и документы принимаются по рабочим дням с 10.00 до 12.00 и с 14.00 до 17.00 (в пятницу с 10.00 до 14.00) по адресу: 625000, г. Тюмень, ул. Хохрякова, д. 77, каб. 103.

Последний день приема документов – 22 февраля 2013 года. Заявления и документы, поступившие после указанного срока, к рассмотрению не принимаются.

Кандидаты на замещение должности государственной гражданской службы должны быть уверенными пользователями персонального компьютера, уметь работать с Windows, Word, Excel, Microsoft Outlook, Internet, правовыми базами «Консультант+», «Гарант», «Кодекс», владеть иной оргтехникой.

Конкурс на включение в кадровый резерв на указанную должность предполагается провести в конце марта 2013 года в Арбитражном суде Тюменской области, по адресу: 625000, г. Тюмень, ул. Хохрякова, д. 77.

О дате, месте и времени проведения конкурса кандидатам, допущенным к участию в конкурсе, будет сообщено не позднее, чем за 15 дней до его проведения.

Оценка кандидатов будет проводиться на основании представленных ими документов, индивидуального собеседования.

Гражданский служащий аппарата Арбитражного суда Тюменской области, изъявивший желание участвовать в конкурсе, вправе на общих основаниях, независимо от замещаемой должности им на период проведения конкурса должности, направить заявление на имя председателя суда.

Арбитражный суд Тюменской области, расположен по адресу: г. Тюмень, ул. Хохрякова, д. 77. Контактный телефон — (8-3452) 46-00-95.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту и текущему контролю

,Администрация муниципального УТВЕРЖДАЮ

района «Хангаласский улус» Глава МР «Хангаласский улус»

г. Покровск ________________

Должностная инструкция

главного специалиста по документообороту и текущему контролю

___________№__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и текущему контролю и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1.Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту и текущему контролю относится к старшей группе должностей муниципальной службы.

1.2.Назначается и освобождается от должности распоряжением главы МР «Хангаласский улус».

1.3.Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет, стаж работы в младших или старших должностях муниципальной службе не менее двух лет.

1.4. Главный специалист по документообороту и текущему контролю подчиняется начальнику отдела кадровой и внутренней политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту и текущему контролю (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6.В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

— законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

— методическими материалами по соответствующим вопросам;

— уставом МР «Хангаласский улус»;

— постановлениями и распоряжениями главы улуса, нормативными актами, приказами и другими федеральными и республиканскими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;

— правилами внутреннего распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту и текущему контролю должен знать:

— правовое обеспечение государственной и муниципальной службы;

— структуру и руководящий состав МР «Хангаласский улус»;

— единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— организационную культуру и служебную этику.

2.Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих документов администрации Президента, Правительства РС (Я), министерств и ведомств.

2.4. Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы распоряжений и постановлений главы с листом согласования.

2.6. Направлять для опубликования в средствах массовой информации распоряжения и постановления главы, имеющие общественно – политическое значение, затрагивающие интересы населения.

2.7. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки
для хранения в архив.

2.8. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от Президента и Правительства РС (Я).

2.9. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.10.Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.11.Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.12.Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.13.Вести протокола планерных совещаний и главы улуса, производить рассылку поручений главы.

2.14.Вести контроль исполнения поручений главы.

2.15. Направлять в регистр муниципальных нормативных актов Республики Саха (Якутия) муниципальные нормативно — правовые акты администрации МР «Хангаласский улус».

2.16.Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.17.Соблюдать общие принципы служебного поведения муниципального служащего, запреты и ограничения, связанные с муниципальной службой.

Главный специалист по документообороту и текущему контролю вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.Ответственность

Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Управляющий делами ________________________

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector