Abv96.ru

Юридические консультации онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Запись в журнале трудовых книжек дата приказа или выхода на работу

Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей

При оформлении трудового договора с сотрудником работодателю следует быть особенно внимательным. Ряд неточностей, а также заключение договора ГПХ, который по факту маскирует трудовые отношения, могут привести к штрафам.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора, а также заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, могут обернуться наложением административного штрафа:

  • для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Если проверяющий запросит у вас 20 трудовых договоров, каждый из которых будет оформлен ненадлежащим образом, штраф придется платить по каждому договору.

Какие ошибки совершают работодатели

1. Оформление на работу без паспорта

Возможна ситуация, когда человек приходит устраиваться на работу без паспорта, так как потерял его. Но на руках у него есть справка.

Поскольку справка не является документом, удостоверяющим личность, на работу по ней оформить человека нельзя. Зато это можно сделать по временному удостоверению личности.

Необходимые документы для заключения трудового договора перечислены в ст. 65 ТК:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (исключение: случаи, когда трудовой договор заключается впервые или человек поступает на работу на условиях совместительства);
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа. Согласно Федеральному закону от 01.04.2019 № 48-ФЗ, ПФР больше не будет выдавать СНИЛС. При этом данные об индивидуальном лицевом счете застрахованных лиц будут храниться в электронном виде. Те, у кого карточка СНИЛС уже есть, продолжат ею пользоваться;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если человек поступает на работу, требующую специальных знаний или подготовки);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости и факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию).

2. Оформление без трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы

Иногда нового сотрудника оформляют на работу раньше, чем получают от него трудовую книжку с записью об его увольнении с предыдущего места работы. Эта неосмотрительность приводит к тому, что спустя время, когда сотрудник приносит трудовую книжку, оказывает, что запись об увольнении сделана позже даты приема на новую работу.

3. До подписания трудового договора работник не ознакомлен с важными документами

В число таких документов входят правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, коллективный договор.

Согласно ст. 68 ТК со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под роспись.

4. При оформлении трудового договора вносятся не все обязательные сведения, неправильно указываются условия

О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК «Содержание трудового договора». Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.

Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.

Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.

5. Неправильное указание даты и места заключения трудового договора

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора. И это тоже ошибка.

Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

6. Обязательное условие «место работы» работодатель путает с дополнительным условием «рабочее место»

В каждом трудовом договоре необходимо указать именно место работы. Рабочее место — это то место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно ст. 57 ТК работодатель должен указывать в трудовом договоре обособленное структурное подразделение.

7. Не прописываются причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора с работником

При заключении с работником срочного трудового договора необходимо убедиться в том, что вы, согласно ст. 59 ТК:

  • имеете право его заключить;
  • указан срок его действия — датой или сроком наступления события (как пример: «до выхода отсутствующего работника»);
  • в срочном трудовом договоре изложены причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора.

8. Работодатель использует понятие «испытательный срок»

Ошибка заключается в использовании понятия из УИК РФ, каковым является «испытательный срок». В Трудовом кодексе, а именно в ст. 70, приводятся понятия «период испытания», «срок испытания».

Вебинары по кадровому учету: оформление документов, прием и увольнение работников, перевод, сокращение

9. Содержание приказа о приеме на работу расходится с трудовым договором

В ст. 68 ТК говорится о том, что приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Поэтому не забудьте проверить, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора.

С приказом о приеме на работу сотрудник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

10. Некорректное внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК работодатель, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП, ведет трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, в случае, когда работа у него является для работника основной.

Принятую у сотрудника трудовую книжку необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек. На шестой день в нее следует ручкой сделать запись о приеме на работу, указав при этом дату приема на работу, которая стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре. Если человек увольняется в течение пяти дней, запись не делается.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Приказ о приеме на работу

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу нового сотрудника.

Перед оформлением трудового договора нужно проверить, что у него есть все нужные документы.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

СНИЛС – страховое свидетельство – «зеленая» карточка. Если его также не было, необходимо, чтобы сотрудник его получил в ПФР;

документы об образовании;

документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

медицинская справка.Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Порядок приема на работу предусматривает последовательность следующих шагов:

Прием от работника заявления на работу;

Заключение трудового договора с сотрудником;

Регистрация трудового договора в журнале;

Составление приказа о приеме на работу;

Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями;

Заполнение трудовой книжки;

Регистрация трудовой книжки в книги учета трудовых книжек;

Заполнение личной карточки работника.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — это документ, который оформляет трудовые отношения между работником и работодателем после подписания трудового договора.

Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в процедуре оформления трудоустройства работника наряду с заключением трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу и Трудовой кодекс РФ

О приказе о приеме на работу говорится в статье 68 Трудового кодекса РФ следующее:

приказ оформляет прием работника на работу;

приказ издается на основании заключенного трудового договора;

содержание приказа должно соответствовать условиям этого договора;

работника знакомят с приказом под роспись в течение трех дней со дня фактического начала работы.

Приказ о приеме на работу и унифицированная форма

Согласно закону прием на работу оформляется только приказом работодателя, но требования к этому документу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главное тут – наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора, являющегося основанием приказа.

До 2013 года в этом случае была обязательной для применения унифицированная форма приказа о приеме на работу № Т-1 (Т-1а), утвержденная в числе прочих форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу.

Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 (для оформления одного сотрудника) и Т-1а (для оформления нескольких сотрудников) в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Здесь необходимо отметить, что составление приказа по форме Т-1а предусматривает включение в указанный документ персональных данных сразу нескольких сотрудников (данные о з/п) в связи с чем использование ее в работе не рекомендуется во избежание конфликтов по факту разглашения персональных данных.

Приказ подписывается руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и доводится до сведения работника в срок не позднее 3-х дней с даты начала работы.

Как заполнять приказ о приеме на работу

В приказе о Приеме на работу унифицированной форме № Т-1 следует отразить:

наименование работодателя. Наименование работодателя заполняется согласно учредительным документам с отражением кодов;

дата поступления на работу. В ряде случаев дата заключения приказа может быть более ранней (например, при допуске к работе до заключения трудового договора);

условия о приеме на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);

в случае заключения бессрочного трудового договора в приказе дата окончания действия договора не указывается (соответствующая графа не заполняется);

должность и отдел. Данные о должности и подразделении вносятся в соответствии со штатным расписанием;

оклад в соответствии с трудовым договором;

срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности). Отметим, что данные об испытательном сроке и его длительности указываются только в том случае если это предусмотрено трудовым договором;

В случае если приказ подписывается не лично руководителем, должностное лицо его подписавшее обязано в нем дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия на подписание приказа.

После этого, подписывается приказ директором организации.

Принимаемый кандидат знакомится с содержанием приказа, удостоверяет свое согласие с ним подписью.

Затем оформляется личная карточка, (в трудовой книжке проставляется отметка о приеме на работу) по форме Т-2, открывается лицевой счет вновь принятого в бухгалтерии – форма Т-54.

Читать еще:  Как заполнить строку 270 в декларации по налогу на имущество

При этом сам приказ о приеме на работу регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Принимаем работника на работу: вносим запись в трудовую книжку

Вы уже знаете, что трудовые книжки ведут на всех работников, которые работают у работодателя по основному месту работы на основании заключенного трудового договора свыше 5 дней.

Давайте выясним, в каком порядке вносят запись в трудовую книжку работника при его приеме на работу. Но вначале остановимся на «доприемных» записях ☺.

«Доприемные» записи

При трудоустройстве некоторых категорий работников работодатель должен учитывать определенные особенности заполнения раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки. Речь идет, например, о военнослужащих, вернувшихся с военной службы, выпускниках вузов, гражданах, которые ухаживали за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, после чего решили трудоустроиться к вам на работу.

Перед тем как внести в раздел «Відомості про роботу» запись о приеме на работу таких работников, вы согласно п. 2.19 Инструкции № 58 отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (если они, конечно, будут предоставлены) должны внести данные о:

— времени службы в составе ВСУ и других войск, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе;

— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

— времени обучения в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре.

Отдельно остановимся на внесении в трудовую книжку записи о времени обучения. Если к вам на работу пожаловал, например, выпускник ПТУЗа или вуза, у которого отродясь не было трудовой книжки, то вы, как первый работодатель, должны в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки этого работника первым делом внести запись о периоде его обучения в учебном заведении. И уже потом сделать запись о приеме на работу. Основание для «учебной» записи — диплом выпускника*.

* См. консультацию специалиста Управления Гоструда в Ивано-Франковской области: http://dspif.gov.ua/news/249-trudova-knizhka-pracvnika-vnesennya-zapisv-pro-navchannya.html.

Примите к сведению: вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления к вам на работу работник не имел трудового стажа, не нужно. Этого Инструкция № 58 не требует.

А как насчет студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, которые уже имели трудовые книжки до поступления в учебное заведение? Кто вносит в трудовую книжку запись о времени их обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных)? Если работник не работал, а учился, запись о периоде учебы в трудовую вносит учебное заведение ( п. 2.16 Инструкции № 58). Основание для записи — приказы о зачислении на учебу и отчислении.

А если студент учился и параллельно работал и его трудовая книжка на момент окончания учебы находится на предприятии? В этом случае, на наш взгляд, запись о периоде учебы может быть внесена в его трудовую книжку после записи об увольнении с данного места работы будущим работодателем перед записью о приеме на работу.

Вносим запись о приеме на работу

Запись о приеме работника на работу вносят в его трудовую книжку не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Напомним, что типовая форма приказа (распоряжения) о приеме на работу № П-1 утверждена приказом № 489.

При необходимости предприятие может дополнить эту форму необходимыми сведениями или внести в нее изменения.

Более того, приказ о приеме на работу вы можете оформить и в произвольной форме. Единственное условие — он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1.

Приказ (распоряжение) готов? Пора переходить к заполнению трудовой книжки.

Запись о приеме работника на работу фиксируют в разделе «Відомості про роботу»

Как именно это делают?

В графе 3 в виде заголовка (т. е. отдельной строкой) записывают полное наименование предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы.

Затем строкой ниже (под заголовком) указывают:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату приема на работу в соответствии с приказом. Обратите внимание: здесь указывается дата именно приема на работу, а не дата издания приказа или дата внесения записи в трудовую книжку;

— в графе 3 — информацию о том, в какой цех, отдел, подразделение, участок, производство, а также на какую работу, профессию или должность принимают работника;

— в графе 4 — название, дату и номер документа, на основании которого вносят запись.

Теперь «пройдемся» по возможным вариантам оформления трудовых отношений.

Бессрочный трудовой договор. Запись о приеме на работу в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя ( п. 2.14 Инструкции № 58) и может выглядеть, например, так: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта». Информацию о том, что трудовой договор бессрочный, в трудовой книжке не приводят.

А как быть, если работника принимают на работу на определенный срок?

Срочный договор. Срок действия трудового договора прописывают только в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07). Сведения о том, что трудовой договор в данном случае — срочный, в трудовую книжку не вносят ( ст. 23 КЗоТ). Когда настанет момент расставания со «срочным» работником, то и в приказе, и в трудовой книжке просто сделают запись об увольнении с формулировкой: «В связи с окончанием срока действия трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ».

Сезонные и временные работы. Сведения о характере работы (сезонная/временная) в трудовую книжку не вносятся (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07).

Неполное рабочее время. При приеме работника на работу на условиях неполного рабочего времени информацию о режиме его работы указывают только в приказе о приеме на работу.

В трудовую книжку вносят запись о приеме на должность (работу) без упоминания о неполном рабочем времени

Испытательный срок. Когда работника принимают на работу с испытательным сроком, такое условие оговаривают только в приказе: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта с испытательным сроком три месяца». В трудовую книжку условие об испытательном сроке не вносят, а делают стандартную запись: «Принят на должность менеджера по сбыту в отдел сбыта».

Работа на условиях контракта. Контракт представляет собой особую форму трудового договора. В нем срок действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочно, могут устанавливаться по соглашению сторон ( ст. 21 КЗоТ).

Условие о заключении контракта указывают в трудовой книжке.

Если срок действия контракта стороны оговорили, то за два месяца до окончания этого срока они должны решить — продлевать его, прекращать или заключать на новый срок.

При продлении контракта трудовые отношения между работником и работодателем продолжаются (не прекращаются). Дополнительную запись об этом в трудовую книжку не вносят.

Если после окончания действия предыдущего контракта с работником сразу заключают новый контракт на новый срок, то работника увольняют и одновременно снова принимают на работу. Естественно, в трудовой книжке эти манипуляции отражают соответствующими записями.

Перевод с другого предприятия. Вы готовы принять по переводу работника, который на данный момент трудится у другого работодателя? Тогда направьте в адрес этого работодателя соответствующее письмо-ходатайство.

Получили согласие о таком переводе? Отлично! Издавайте приказ о приеме работника на работу в порядке перевода с другого предприятия по согласованию между руководителями. Данный приказ будет сигналом для внесения записи в трудовую книжку работника.

Запись в трудовой книжке должна содержать указание на факт приема по переводу, а также наименование предприятия, с которого переведен работник

Заметьте: лицу, приглашенному на работу в порядке перевода с другого предприятия по согласованию между старым и новым работодателями, не может быть отказано в заключении трудового договора ( ч. 5 ст. 24 КЗоТ).

Надомники. В вопросах внесения записи в трудовую книжку работника-надомника работодатель руководствуется Инструкцией № 58. Подчеркиваем это особо!

Почему? Потому что сроки для внесения таких записей, указанные в п. 8 Положения об условиях труда надомников, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.09.81 г. № 275/17-99, не совпадают со сроками, установленными Инструкцией № 58 (ср. 025069200). А это Положение может применяться сегодня только в части, не противоречащей нормам действующего законодательства (см. письмо Минтруда от 15.05.2008 г. № 105/13/116-08).

Поэтому если работник, который будет выполнять работу на дому, трудоустраивается к вам впервые и не имеет трудовой книжки, то вы обязаны в течение 5 дней со дня приема на работу оформить такому работнику трудовую книжку, если, конечно, эта работа постоянная (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 1 — 2, с. 27).

Что ж, пора переходить к примерам внесения записей о приеме на работу в трудовую книжку. Они приведены на с. 15.

  • Запись о приеме работника на работу заносят в его трудовую книжку не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме на работу.
  • Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя.
  • Первый работодатель сначала обязан внести в трудовую книжку работника — выпускника вуза запись о периоде его обучения в учебном заведении, а уже потом — запись о приеме на работу.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Читать еще:  Замена водительских прав через МФЦ

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

  • Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Обзоры КонсультантПлюс

Общие правила учета кадровой документации

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

  • при приеме работника;
  • при его увольнении.

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Пошаговая инструкция по заполнению книги

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).

Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.

Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;

Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;

Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;

Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;

Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;

Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;

Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Читать еще:  Госпошлина при оформлении автомобиля

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

После заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку. Руководитель делает в ней соответствующую запись о приеме сотрудника на работу.

После этого он обязан зарегистрировать бланк переданной трудовой книжки в специальном журнале – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для чего нужен этот документ

Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Так как трудовые книжки и вкладыши в компании подлежат обязательной регистрации, они должны отражаться в этом журнале. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Для второй категории пустой бланк книжки выдается в компании.

Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги. В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

Назначение ответственного лица

Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.

Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

  • ФИО и должность лица, назначаемого ответственным;
  • обязанности в отношении журнала;
  • ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

В случае, когда происходит смена ответственного лица, обязательной является следующая процедура:

  • составление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В нем отражается фактическое наличие бланков, в том числе и невостребованных книжек уволенных работников;
  • издание нового приказа о назначении ответственного лица.

Как выглядит, кем и каким образом заполняется форма акта выполненных работ, читайте здесь.

Требования к журналу

При оформлении документа нужно учитывать следующее:

  • желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения;
  • страницы должны быть пронумерованы;
  • журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала;
  • с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров;
  • на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).

Правила заполнения

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
    • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
    • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
    • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.
    Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.
    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.
  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Порядок исправления ошибок

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.

Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

  • Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка “исправленному верить” или “исправлено в колонке №…”. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
  • Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – “запись недействительна” и тут же вносится верная запись.

Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.

Видеоматериал о заверении книги

На видео – как правильно прошить и опломбировать журнал учета:

Оформление трудовой книжки

Если ваша компания — первое место работы сотрудника, вы не вправе требовать, чтобы он купил трудовую книжку сам, а обязаны ее предоставить. Если у поступающего на работу нет трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением, вы, по письменному заявлению сотрудника, обязаны оформить новую.

Внести запись в трудовую книжку нужно в течение 5 рабочих дней. Дата заключения трудового договора и начала работы по нему могут не совпадать: договор можно заключить заблаговременно. Если работник не вышел на работу в день, обозначенный в трудовом договоре, работодатель вправе аннулировать договор и не вносить запись в трудовую книжку.

Заполняя трудовую книжку, укажите название компании полностью вместе с организационно-правовой формой. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Хорошая компания». Если речь идет о работодателе — ИП, то напишите: «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью. Далее следует запись о приеме на работу. В последней графе трудовой книжки укажите основание этой записи. Как правило, это приказ, его номер и дата формирования.

Что делать с трудовыми книжками дальше?

  1. Разместите их в сейфе или металлическом шкафу. До увольнения работника вы не вправе выдать трудовую книжку на руки.
  2. Ведите журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей. Фиксируйте поступление трудовой книжки, ее выбытие, передачу трудовой книжки работнику при увольнении.

Вносите в трудовую книжку сведения о сотруднике, его работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также прописывайте основания прекращения трудового договора и информацию о награждениях за успехи в работе. В трудовую книжку по месту работы вносятся записи о времени военной службы, о службе в органах внутренних дел, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, органах налоговой полиции, об обучении на курсах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Образец внесения исправления в титульный лист трудовой книжки.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector